¿Cómo está transformando el Business Intelligence el control de gestión?
La transformación digital afecta a todas las funciones de una empresa, y el control de gestión no es una excepción. Expuesta a un creciente volumen de datos, a una acumulación de informes y a muchos otros retos, la empresa tiene que responder ante importantes necesidades de modernización y optimización. En este contexto, la combinación de Business Intelligence y control de gestión se está convirtiendo en algo imprescindible, con consecuencias no despreciables para la profesión.
Datos más seguros y fiables
Los datos juegan un papel fundamental en el trabajo del controlador de gestión. Desde la recopilación al análisis, pasando por la extracción, los datos están omnipresentes en su actividad diaria.
En este contexto, la fiabilidad de los datos es primordial para permitirle realizar los análisis pertinentes. Junto con el departamento de sistemas, el controlador de gestión debe trabajar para implementar una verdadera política de «data governance» para gestionar la infraestructura de bases de datos y sus controles de acceso.
La implementación de un proyecto de Business Intelligence es también una excelente manera de garantizar la limpieza y la coherencia de los datos. De hecho, la BI se articula en cuatro etapas clave: recopilación de datos, integración, distribución y, por último, la restitución de los datos. Esta arquitectura particular permite racionalizar los datos, pero también limpiarlos y auditarlos regularmente. El control de gestión podrá así sacar partido de todo su potencial.
Unos datos enriquecidos podrán ayudar a mejorar la toma de decisiones
Históricamente, el trabajo del control de gestión se limitaba a los datos internos de la empresa. Estos, aunque continúan teniendo un papel fundamental, pueden enriquecerse con datos externos gracias a la Business Intelligence.
Facturación y cuota de mercado de los competidores, cartera de pedidos, volúmenes de fabricación, información logística… Los datos son cada vez más abiertos y accesibles, lo que permite completar los análisis del controlador de gestión y mejorar así la toma de decisiones en la organización.
Las herramientas de Business Intelligence son capaces de integrar estos múltiples datos de la mejor manera posible, incluso si provienen de diferentes fuentes. Así, el controlador de gestión ya no se contenta con medir los KPI financieros esenciales para la empresa: puede ir más allá y explotar toda la riqueza de datos de los que disponen.
El controlador de gestión: un verdadero socio
Con la llegada de la Business Intelligence, el papel del controlador de gestión está experimentando una transformación sin precedentes.
Tradicionalmente, el controlador se considera un técnico, responsable de producir cifras y evaluar las actividades de los distintos servicios de la empresa. También actúa como «salvaguarda», limitando los excesos presupuestarios.
Pero las cosas están cambiando. Hoy en día, los gerentes esperan que los controladores sean capaces de entender su toma de decisiones, al tiempo que evalúan los riesgos relacionados. También deben ser capaces de apoyar a los perfiles operativos en la consecución de sus objetivos. Por último, deben ser una fuerza de propuesta y aportar nuevas ideas para la gestión del rendimiento de la empresa.
Así, el controlador de gestión del mañana no es un técnico ni una salvaguarda, sino un verdadero socio de los gerentes y de los directores operativos.
Procesos más sencillos y eficaces
Con su nueva función de «business partner», el controlador de gestión participa ahora directamente en la toma de decisiones y trabaja codo con codo con los distintos departamentos de la empresa.
Precisamente, las herramientas de visualización de datos y de Business Intelligence son importantes aliados en esta misión estratégica. De hecho, permiten aprovechar todo el potencial de los datos para apoyar a los responsables de la toma de decisiones en sus elecciones, pero también para aportar una visión diferente a la empresa.
Así, han aparecido nuevos procesos, empezando por los rolling forecasts. Estos pronósticos financieros, que permiten predecir los resultados futuros de la empresa a partir de los datos existentes, son cada vez más utilizados por el control de gestión.
A pesar de esto, muchas organizaciones continúan utilizando Excel para sus informes. Aunque es potente, las limitaciones de este programa se vuelven claramente palpables al compararlo con una herramienta de Business Intelligence con funcionalidades avanzadas. Desde el balance financiero hasta la planificación presupuestaria, la BI no solo simplifica los procesos, sino que también mejora significativamente su eficacia.
Con la Business Intelligence, el control de gestión se vuelve más ágil y reactivo, lo que aporta una verdadera ventaja competitiva a la empresa.
Mejor transmisión de la información
Al presentar los indicadores financieros en dashboards dinámicos, el controlador de gestión puede proporcionar a los gerentes un asesoramiento aún más pertinente y, sobre todo, más impactante. De hecho, una de las ventajas de la Business Intelligence es su capacidad para transformar datos complejos en información comprensible para todos.
La integración de los datos enriquecidos en los análisis del controlador de gestión puede ayudarle también a desempeñar su papel de asesor y socio de los altos cargos. En este caso, la BI es una herramienta valiosa para identificar nuevas oportunidades, hacer evolucionar el modelo económico de la empresa y aumentar su rendimiento global.
Como hemos visto, el control de gestión ya no se limita a la limitación del gasto y a la presentación de informes: la gobernanza de las actividades y de los recursos disponibles es ahora una parte importante de esta función. Gracias a las herramientas de Business Intelligence, el controlador de gestión puede identificar los datos más relevantes, pero sobre todo transmitir la información de manera eficiente.
También debe tener en cuenta los desarrollos realizados por la BI en el seno de la Dirección Financiera. Desde la facturación hasta la contabilidad, pasando por los pedidos de los clientes, cada vez son más las operaciones que se realizan en tiempo real. Esta nueva situación exige cada vez más agilidad y adaptación, para garantizar una información pertinente en todas las circunstancias.
Un valioso ahorro de tiempo
Por último, pero no menos importante: la adopción de una herramienta de Business Intelligence permite al controlador de gestión ahorrar una cantidad de tiempo no despreciable en sus operaciones diarias.
Recopilación, extracción, tratamiento, consolidación de los datos… Estas tareas pueden consumir mucho tiempo, sobre todo si se llevan a cabo con un software inadecuado como Excel. Y la situación es tanto más problemática en cuanto que los volúmenes de datos que hay que gestionar no dejan de crecer.
Según el testimonio de Christine CARRACO, controladora de gestión del Ayuntamiento de Rueil-Malmaison, la adopción de una herramienta de BI como DigDash Enterprise proporciona un importante ahorro de tiempo:
«Hasta ahora, teníamos que extraer los datos de Business Objects y copiarlos en Excel para hacer nuestros análisis. Habíamos llegado al límite de este método, había demasiadas manipulaciones. Hoy, consolidamos los datos procedentes de varias fuentes en DigDash.»
Para el controlador de gestión, la BI es, por tanto, una verdadera oportunidad para liberarse de tareas tediosas, como la extracción y consolidación de datos, pero también para diseñar informes más básicos.
Así, puede centrarse en el análisis en profundidad de los datos, al tiempo que desempeña plenamente su nuevo papel de asesor de los gerentes. Esto dará un nuevo significado a su trabajo y contribuirá a su desarrollo personal y profesional.
Gracias a la Business Intelligence, el trabajo del controlador de gestión está cambiando. Más ágil y con mayor capacidad de respuesta, ahora puede apoyarse en datos fiables y enriquecidos que facilitan su trabajo en el día a día. Equipado con una herramienta de visualización de datos, se convierte en un auténtico prescriptor de información, pero también en un asesor de primer orden para los altos cargos. Por último, el controlador de gestión del mañana es un profesional realizado y valorado que puede dedicar más tiempo al núcleo de su trabajo: el análisis y el asesoramiento.
