La BI : un outil incontournable pour la consolidation des données et le reporting d’activité

Pour les entreprises, le rapprochement des données servant à la consolidation statutaire et au reporting financier est aujourd’hui un enjeu majeur. Cependant, ces données sont souvent issues de sources multiples et possèdent des modes d’analyse et de gestion très variés. L’unification de la consolidation de la data et du reporting d’activité au sein d’une même solution apparaît donc comme une priorité.

Pourquoi unifier les processus de  consolidation des données et le reporting d’activité ? 

La consolidation et le reporting d’activité sont deux tâches complémentaires, qui consistent à rapprocher toutes les données financières ou comptables d’un groupe. Ainsi, ce dernier peut obtenir une vision globale de ses différentes filiales.

Toutefois, concilier des informations issues d’horizons très différents constitue un véritable défi pour la direction financière, la DSI et les autres fonctions de l’entreprise. C’est pourquoi il est urgent de mettre en place un processus de consolidation et de reporting unifié.

Pour ce faire, les organisations doivent pouvoir compter sur une solution capable de gérer plusieurs sources de data et de s’adresser à toutes les catégories d’utilisateurs, tout en simplifiant le traitement et le partage des données.

Les avantages d’un logiciel de consolidation et de reporting unifié

Pour simplifier leur gestion financière au quotidien, les grands groupes qui possèdent différentes filiales (sur le territoire national comme à l’étranger) ont tout intérêt à adopter un logiciel de consolidation et de reporting d’activité.

Gagner du temps

Une solution de reporting et de consolidation permet de réaliser automatiquement deux tâches particulièrement chronophages. En effet, les entreprises doivent traiter des volumes de données de plus en plus importants. En parallèle, les systèmes de reporting ne cessent de se complexifier. C’est pourquoi ces missions ne peuvent plus être effectuées convenablement à l’aide de méthodes manuelles.

Diminuer le risque d’erreur

La consolidation des données doit aboutir à des résultats rigoureusement exacts : l’erreur n’est donc pas permise. Une solution unifiée a l’avantage de réduire considérablement le risque de faute pouvant nuire à l’interprétation de la data. En effet, les données consolidées sont des outils essentiels pour aiguiller les décideurs au quotidien.

Gagner en productivité et en agilité

Avec un logiciel unifié, la consolidation des données n’est plus une tâche ponctuelle et fastidieuse : c’est une activité continue et harmonieuse, débarrassée des autres outils superflus. Ainsi, l’entreprise gagne en productivité, mais aussi en agilité.

Réaliser des prévisions financières plus fiables

Le décalage entre les prévisions financières et la réalité est un problème de taille. Le rapprochement du reporting et de la consolidation permet d’y remédier, en fournissant des données plus fiables et des comparatifs plus homogènes.

Obtenir une vue d’ensemble de vos données financières

Cette unification permet également au groupe de bénéficier d’une vision d’ensemble de ses données, ce qui permet d’appréhender et de comparer au mieux la situation des différentes filiales. Dans le même temps, la communication entre les différents acteurs de la société devient plus simple et plus fluide, car ils peuvent parler un langage commun.

Comment fiabiliser les données de consolidation ?

Le logiciel de consolidation et de reporting est un outil essentiel pour optimiser le pilotage de la performance et obtenir une meilleure vision de l’activité du groupe. Mais c’est aussi un excellent moyen de garantir la qualité et la fiabilité des données, à condition de mettre en place les méthodes adéquates.

Harmoniser la collecte des données

Les données consolidées doivent refléter le plus fidèlement possible l’activité du groupe. Il est donc nécessaire d’harmoniser la manière dont les données des différentes entités vont être remontées.

Dans un contexte international, notamment, chaque filiale est susceptible d’utiliser des devises, des normes comptables ou encore des langues différentes. Il faut donc mettre en place un référentiel central afin d’interpréter toutes ces informations selon une grille de lecture commune.

Pour y parvenir, utiliser un logiciel de reporting et de consolidation unifié est incontournable. Ce dernier vous permet de collecter les données de façon homogène, de simplifier leur traitement, mais aussi de fédérer les équipes autour d’un outil unique.

Accompagner le changement

Le déploiement d’un tel outil requiert toutefois un véritable travail d’accompagnement des utilisateurs. Il ne s’agit pas seulement de leur apprendre à utiliser un logiciel, mais bien de diffuser une nouvelle culture, afin que chacun prenne conscience de la richesse de la data qu’il détient.

Investir dans la formation est un levier efficace pour mettre fin aux différences d’interprétation, tout en réduisant considérablement le risque d’erreur lors de la saisie des données. Ainsi, il convient d’expliquer aux utilisateurs comment a été conçu le référentiel commun, mais aussi leur transmettre les bonnes pratiques liées à la consolidation et au reporting de gestion.

Automatiser la collecte des données et les contrôles

Un système de collecte et de contrôle automatisé, associé à un référentiel central, permet d’éviter la plupart des problèmes inhérents à la fiabilité des données. En effet, dans la majorité des cas, ces derniers sont causés par des facteurs humains, comme des erreurs de saisie ou d’interprétation.

De plus, l’automatisation vous permet de vous libérer de certaines tâches chronophages, qui ne présentent qu’une faible valeur ajoutée. De l’extraction à la transformation des données, en passant par le chargement des flux, tout peut être géré sans intervention humaine.

Comment la BI facilite la consolidation des données ?

Pour répondre à ce besoin d’unification entre consolidation et reporting d’activité, le Big Data et la Business Intelligence apparaissent comme des outils incontournables. En effet, un logiciel de dataviz permet de réaliser facilement un grand nombre d’analyses tout au long du processus de consolidation.

Des tableaux de bord de suivi pour les différentes filiales

Avec une solution de Business Intelligence, il est possible de suivre les dates de finalisation liées à la collecte de données, y compris sur plusieurs périodes. Grâce à ces tableaux de bord de remontée des filiales, le siège peut identifier les axes d’amélioration de chacune, mais aussi comparer les temps de saisie des états de chaque entité.

Une meilleure gestion des flux inter-compagnies

Réconcilier les flux inter-compagnies est un enjeu majeur pour les groupes, qui doivent avoir une vision globale des niveaux de ces flux. Or, la Business Intelligence permet de mettre en évidence les écarts entre différentes sources de données, les écarts par rapport aux périodes précédentes, mais aussi les écarts résiduels.

Des contrôles de cohérence plus efficaces

Tout au long de la remontée de la data depuis les filiales, la dataviz permet de suivre visuellement la résolution des contrôles de cohérence. Cela permet d’identifier rapidement un éventuel retard et de mettre en place des actions adaptées pour sécuriser les échéances de l’entité concernée.

Un meilleur contrôle des données

Avec ses capacités de croisement de l’information, un outil de Business Intelligence permet de mieux contrôler les données, en facilitant les comparaisons entre différentes périodes. De quoi mettre en place une véritable revue analytique, dans laquelle il est possible de naviguer de manière dynamique. Ainsi, il est possible de détecter rapidement toutes les anomalies susceptibles d’apparaître pendant le processus de consolidation.

Gain de temps et de productivité, diminution du risque d’erreur, amélioration du pilotage de la performance… L’unification de la consolidation et du reporting présente de nombreux avantages pour les entreprises. Toutefois, pour en exploiter tout le potentiel, il est indispensable de fiabiliser la data en s’appuyant sur un référentiel central. Ainsi, un outil de Business Intelligence est la solution idéale pour simplifier la collecte, le traitement et le partage des données, en faisant en sorte que toutes les entités parlent un langage commun.