¿Cómo redactar las especificaciones de un proyecto de BI? | DigDash

¿Quiere elegir una solución de BI adaptada a sus necesidades y no sabe por dónde empezar? Para encontrar la solución adecuada, lo mejor es redactar las especificaciones de su proyecto de Business Intelligence. Descubra cómo proceder paso a paso y cuáles son los criterios fundamentales que deberá tener en cuenta.

IDENTIFIQUE LAS NECESIDADES DE SUS EQUIPOS

Antes de comenzar a implementar una solución de BI, es primordial hacer un balance de las necesidades de su empresa. Para que sus equipos adopten su programa de dashboards, este debe permitirles alcanzar sus objetivos, que pueden ser de diversa naturaleza:

  • Mejorar la toma de decisiones.
  • Optimizar los procesos y aumentar la eficacia.
  • Crear valor explotando nuevas fuentes de ingresos.
  • Obtener una ventaja competitiva.
  • Anticipar mejor las tendencias de su mercado.
  • Identificar problemas y deficiencias para resolverlos más rápidamente…

Además de las necesidades funcionales, también es importante evaluar los volúmenes de datos que se van a gestionar. Así, podrá dimensionar su herramienta de Business Intelligence para explotar sus datos lo mejor posible.

Esta fase de identificación de las necesidades es crucial para orientar su proyecto de BI y elaborar unas especificaciones pertinentes que le ayudarán a seleccionar una solución de dashboards adaptada a sus necesidades.

ESTRUCTURE SUS ESPECIFICACIONES DE BUSINESS INTELLIGENCE

Redactar las especificaciones para un programa de dashboards requiere una metodología rigurosa. Para ayudarle con esta tarea, a continuación haremos un repaso de los puntos imprescindibles que se tratarán en este documento.

EL CONTEXTO DEL PROYECTO

Un proyecto de Business Intelligence no se puede desvincular del contexto en el que se crea. Por esta razón, es muy útil introducir en sus especificaciones información clave, por ejemplo:

  • Su sector de actividad.
  • El tamaño de su empresa.
  • La organización y la estructura de su empresa.
  • Típicos perfiles de sus usuarios.
  • El jefe de proyecto encargado de la implementación de la solución.

LAS FUNCIONALIDADES PREVISTAS

Es hora de entrar en el fondo de la cuestión detallando las funcionalidades que espera de su solución de BI. Aquí podemos distinguir cinco grandes categorías de necesidades funcionales: los datos, los informes, los dashboards, las consultas y la gestión.

Los datos

  • Modalidades de almacenamiento de los datos.
  • Posibilidad de conectarse a múltiples fuentes de datos (archivo plano, base de datos, etc.).
  • Uso de un almacén de datos o un data mart.
  • Seguridad de los datos.

Los informes

  • Interfaz gráfica para la creación de informes.
  • Realización de cálculos y aplicación de filtros a los datos.
  • Vista previa antes de generar los informes.
  • Fuentes y volúmenes de datos soportados.
  • Uso de cubos de datos pre configurados.
  • Integración de representaciones gráficas: tablas, curvas, histogramas, etc.
  • Asistente para la creación de informes.
  • Exportación y difusión de los informes.

Los dashboards

  • Posibilidad de crear tablas dinámicas.
  • Integración de representaciones gráficas, imágenes, textos, etc.
  • Sistema de notificaciones.
  • Introducción de comentarios en un dashboard.
  • Filtrado de un elemento o de todo el dashboard.
  • Exportación de un dashboard en PDF, PPT, Excel, etc.
  • Derechos de acceso y sistema de autenticación (SSO).

Las consultas

  • Creación de consultas para obtener datos de la base de datos.
  • Lanzamiento de una consulta en modo diferido.
  • Funciones estadísticas estándar: media, varianza, desviación típica, etc.

La gestión

  • Creación de indicadores clave de rendimiento (KPI).
  • Presencia de indicadores predefinidos.
  • Historial de los KPI.
  • Previsión de tendencias.
  • Configuración de umbrales.
  • Personalización de los KPI por los usuarios.
  • Difusión de los indicadores.
  • Alertas dinámicas por correo electrónico, SMS, etc.
  • Funcionalidades de simulación y previsión.

Por supuesto, cada proyecto es único y es posible que esta lista no exhaustiva varíe de una empresa a otra. No obstante, le proporcionará una buena visión general de las funcionalidades esenciales de un programa de BI.

LA ERGONOMÍA

  • Personalización de los informes y los dashboards.
  • Enriquecimiento gráfico y maquetación.
  • Inserción de texto en los informes.
  • Configuración de encabezados y pies de página.
  • Asistentes para guiar a los usuarios.
  • Modificación del tipo de representación gráfica.
  • Documentación y soporte en lengua francesa.

EL RENDIMIENTO

  • Modo de actualización de las pantallas de los usuarios.
  • Parámetros de ajuste de los tiempos de tratamiento de los datos.
  • Gestión de los tratamientos en la memoria.
  • Gestión de los tratamientos en la memoria a partir de varias bases de datos.

LA MOVILIDAD

  • Acceso a la solución de BI desde un dispositivo móvil.
  • Terminales y sistemas de explotación soportados: iOS, Android, etc.
  • Necesidad de diseño web adaptativo (móvil y tablet).
  • Gestión de los derechos de acceso y autenticación desde los soportes móviles.

LA INTEGRACIÓN DE LA SOLUCIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

  • Fuentes de datos a las que debe conectarse la solución.
  • Presencia de conectores incluidos en la solución.
  • Posibilidad de conectar la solución con un proveedor de autenticación o un directorio LDAP.
  • Integración de la solución de BI en una aplicación externa:  como un portal empresarial, por ejemplo.
  • Integración de una aplicación externa en la solución de BI.

LA ADMINISTRACIÓN Y LA GESTIÓN DE LA SOLUCIÓN

  • Definición de perfiles de usuario.
  • Funcionalidad de acceso público sin autenticación.
  • Gestión de derechos y accesos.
  • Visualización de los tratamientos en curso a través de la consola de administración.
  • Control remoto de la consola de administración.
  • Modo de soporte a la gestión de usuarios.
  • Niveles de granularidad de las autorizaciones.
  • Seguridad de los datos entre el servidor y el cliente.
  • Integración de la solución con una herramienta de copia de seguridad de datos.
  • Alerta en caso de incidente.
  • Guiones de reintento predefinidos en caso de incidente.

LA ARQUITECTURA TÉCNICA

  • Modo de restitución de la solución:  cliente-servidor, web…
  • Tecnología de interfaz para la administración y la creación de informes.
  • Navegador web compatibles.
  • Distribución de la carga.
  • Arquitectura de multiprocesadores.
  • Fail over (duplicación de servidores que toman el relevo en caso de fallo).
  • Clúster de servidores para grandes volúmenes de datos.

LA IMPLEMENTACIÓN

  • Tecnología y lenguaje utilizados por la solución.
  • Requisitos previos para la instalación a nivel de servidor, CPU o sistema (soporte de SO).
  • Uso de applets, ActiveX u otro código transportado.
  • Instalación y actualización remotas.
  • Instalación en un clúster de servidores.
  • Configuración de los archivos de registro.
  • Compatibilidad ascendente en caso de migración a otra versión de programa.
  • Formación funcional y técnica para el manejo de la herramienta.

ELEGIR LOS INDICADORES Y GRÁFICOS ADECUADOS

La elección de sus KPI es crucial para mejorar el rendimiento de su empresa en el día a día. Por lo tanto, se recomienda definirlos en la fase inicial del proyecto, desde el momento en que se elaboran las especificaciones de Business Intelligence.

Existen tantos indicadores como proyectos de BI: la clave está en seleccionar los KPI relevantes según sus necesidades, sus objetivos y su actividad. A continuación, se ofrecen algunos ejemplos:

  • KPI financieros: volumen de negocios, capital de trabajo, umbral de rentabilidad, efectivo neto, etc.
  • KPI comerciales: tasa de conversión, tasa de retención, etc.
  • Indicadores de RRHH: masa salarial, formación, absentismo, etc.

Otro ingrediente esencial para obtener dashboards exitosos es la correcta elección de representaciones gráficas. Histograma, curva, diagrama circular, radar, de medición… ¡Existen numerosas posibilidades! Por ello, asegúrese de contar con los gráficos más adecuados para visualizar cada uno de sus KPI.

PROYECTO DE BUSINESS INTELLIGENCE: ERRORES A EVITAR

Además de la elaboración de especificaciones, la implementación de una solución de BI requiere una gestión del proyecto eficaz. Así, para evitar cualquier fallo, se debe prestar especial atención a algunos puntos.

UN MALENTENDIDO DE LAS NECESIDADES

En algunos casos, los requisitos de un proyecto de BI pueden estar mal definidos o comprendidos. Esta situación puede llevar al diseño de dashboards e indicadores poco relevantes y que no permiten una gestión eficaz de la actividad y el rendimiento.

Por lo tanto, es esencial involucrar a todos los usuarios en la redacción de las especificaciones de Business Intelligence con el fin de comprender plenamente las necesidades y expectativas de cada usuario.

UN PROYECTO DEMASIADO AMBICIOSO

La implementación de un programa de dashboards a menudo genera grandes expectativas. Sin embargo, es preferible no ser demasiado ambicioso y adoptar un proceso progresivo consistente en integrar nuevas funcionalidades poco a poco y enriquecer la herramienta progresivamente.

En primer lugar, es mejor establecer objetivos modestos pero alcanzables. De hecho, para ser adoptada por los usuarios, la solución de BI debe aportar resultados rápidamente y demostrar que es más eficaz que las herramientas utilizadas anteriormente.

Funcionalidad, ergonomía, rendimiento, movilidad… Redactar especificaciones para un proyecto de Business Intelligence requiere revisar una multitud de criterios teniendo cuidado de definir claramente sus necesidades, así como sus indicadores clave y representaciones gráficas. Este es un proceso esencial para elegir la solución de BI más adecuada y hacer que su proyecto de BI sea un éxito.

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