La empresa: ¿cómo utilizar sus datos de forma eficiente?

Si bien los datos son cada vez más importantes en el mundo empresarial, muchas organizaciones siguen perdiendo la oportunidad que representan… en razón de que no utilizan de forma suficiente (o correcta) los datos de que disponen.

Un problema que se explica la mayoría de las veces por la falta de herramientas y métodos apropiados. ¿Cómo aprovechar, entonces, al máximo los datos de su empresa? Esto es lo que nos proponemos mostrarle en este artículo.

Utilizar la herramienta adecuada

Para sacar el máximo partido a sus datos, debe utilizar una herramienta diseñada para ello. Aunque existen en el mercado soluciones muy sofisticadas para análisis e informes, muchas empresas siguen confiando en herramientas arcaicas o inadecuadas.

La herramienta más conocida es, sin duda, Excel. Si bien no se puede cuestionar la versatilidad y eficacia de esta hoja de cálculo, no obstante tiene muchas limitaciones, empezando por el tratamiento de grandes volúmenes de datos. Una buena solución de BI debe ser capaz de realizar análisis fiables, incluso de millones de líneas, y actualizar la información en tiempo real.

Excel también presenta dificultades para gestionar fuentes de datos diversificadas (cada una de las cuales debe introducirse manualmente). Por tanto, el programa informático obliga a dedicarle mucho tiempo, a la vez que aumenta considerablemente el riesgo de error. Al no ser una herramienta colaborativa, Excel no permite que varios usuarios editen el mismo documento. Por tanto, las cifras pueden variar de un usuario a otro, distorsionando completamente los análisis.

Por último, la creación de representaciones dinámicas es un punto crucial para el aprovechamiento de los datos. Sin embargo, Excel no fue diseñado para este propósito, de ahí la necesidad de una verdadera herramienta de inteligencia empresarial.

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Creación de dashboards dinámicos

Un dashboard es un documento que reúne una serie de indicadores de rendimiento (KPI) útiles para la empresa. Esos indicadores pueden ser comerciales, económicos, financieros o relativos a recursos humanos.

En general, un dashboard ofrece una instantánea de una empresa o un proyecto en un momento dado, lo que es fundamental para gestionar y dirigir la organización. Es una herramienta de representación que resulta además esencial para aprovechar al máximo los datos.

Un dashboard bien construido permite identificar los indicadores clave de rendimiento adecuados para reunir en un solo lugar la información fiable y pertinente que sustentará la toma de decisiones en la empresa.

Los dashboards dinámicos también tienen la ventaja de que resultan estéticos y comprensibles para todo el mundo. Con una herramienta de visualización de datos, podrá hacer uso de una amplia variedad de diseños y representaciones: gráficos, curvas, histogramas, diagramas, esquemas, etc. De este modo, en caso de producirse un cambio repentino en un KPI, los usuarios obtienen la información inmediatamente, con tiempo suficiente para tomar las medidas necesarias.

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Elabore un historial de datos

Los datos brutos son, en sí mismos, recursos difíciles de entender y manejar, apropiados solo para personal muy especializado. Por eso, es necesario hacerlos accesibles a un mayor número de personas a fin de poder aprovecharlos al máximo. La creación de dashboards dinámicos es un primer paso en ese sentido, pero es posible ir aún más lejos con el data storytelling.

Se trata del arte de transformar los datos brutos en una historia atractiva y comprensible. El data storytelling consiste, por tanto, en representar los datos de forma más estética y llamativa. El objetivo es comunicar el mensaje en un instante de forma que sea inmediatamente comprensible, a pesar de la limitada atención que pueda prestarle el destinatario.

Mientras la data visualisation hace hablar a los datos mediante su representación visual, el data storytelling añade un nivel de narrativa. El objetivo no es solo presentar la información de forma más legible y manejable, sino además cautivar e incluso entretener a la audiencia.

Al relatar una historia comprensible para todos, vulgarizando los datos, el data storytelling se convierte en una poderosa herramienta para la toma de decisiones, que permite comprender mejor una situación determinada y proyectar más acertadamente el futuro.

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Organice y gestione sus datos de forma eficiente

El aprovechamiento de los datos requiere de una organización sin fisuras, especialmente si tiene que gestionar un volumen grande de datos. Ante todo, es importante que identifique sus objetivos y desarrolle una buena estrategia para determinar qué tipo de información busca y qué quiere hacer con ella.

Organizar los datos implica también clasificar por categorías y por orden de prioridad. Algunos datos son más sensibles que otros, por lo que no todos recibirán necesariamente el mismo tratamiento. Los datos no estructurados deben además identificarse y reunirse en un data lake, ya que su análisis suele ser fundamental para la toma de decisiones.

Por último, es esencial elegir las representaciones gráficas más relevantes según el tipo de información y en función del público. Por lo tanto, su estrategia debe incluir qué formato utilizar en cada situación, a fin de optimizar el tratamiento de los datos.

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Aprovechar correctamente los datos es, sobre todo, utilizar una herramienta especialmente diseñada a tal efecto, que permita analizar grandes volúmenes de datos y representarlos de forma clara, lúdica y sintética. Pero este proceso debe basarse en una buena estrategia y en un trabajo de organización y clasificación de los datos.

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