¿Cuál es la alternativa a Excel para la gestión de existencias y suministros? | DigDash

La gestión de suministros es crucial para el funcionamiento diario de una empresa. Sin embargo, muchas empresas siguen confiando en herramientas inadecuadas que muestran rápidamente sus limitaciones. En este contexto, el Business Intelligence es una excelente alternativa a Excel para la gestión de inventarios.

Gestión de existencias y suministros: ¿qué es?

La gestión de existencias es un conjunto de técnicas para controlar el flujo de mercancías que entran y salen del almacén. Para las empresas, el objetivo es garantizar la disponibilidad inmediata de cualquier producto en caso de pedido, con el fin de satisfacer la demanda. Al mismo tiempo, debe limitar al máximo los costes de almacenamiento, evitando pérdidas y desperdicios.

Según la empresa y el sector, las mercancías almacenadas pueden adoptar distintas formas. En el comercio minorista, son productos acabados para la venta. En la industria, en cambio, pueden ser materias primas o productos intermedios.

La gestión de suministros implica la adquisición de nuevos bienes, ya sean materias primas para la fabricación de productos, productos para la reventa al cliente final o bienes para el almacenamiento. Es, por lo tanto, parte integrante de la gestión de inventarios.

Los límites de la gestión de existencias con Excel

Muchas empresas utilizan un programa de hoja de cálculo como Excel, Numbers o Google Sheets para gestionar su cadena de suministro. Este tipo de software tiene la ventaja de ser versátil y flexible, ya que lo emplean todas las funciones de la empresa. También es relativamente barato, si no completamente gratuito: es el caso de alternativas gratuitas como LibreOffice Calc.

Con una hoja de cálculo es posible ordenar y clasificar productos según criterios predefinidos, realizar cálculos automáticos para la gestión de inventarios, generar representaciones gráficas para análisis… Todo ello con un volumen ilimitado de información y archivos fácilmente compartibles.

Sin embargo, utilizar Excel para la gestión de existencias no es una solución milagrosa y la hoja de cálculo tiene sus limitaciones:

  • Carece de conectividad con las soluciones empresariales y el sitio web de la empresa, ya que no puede interactuar con otro software. De este modo, no queda más remedio que volver a introducir los datos en su software de contabilidad, su CRM o cualquier otra herramienta.
  • Requiere una introducción manual de datos, que es una fuente importante de errores humanos y puede tener un impacto significativo en la empresa. Como consecuencia, la fiabilidad de los datos no está garantizada, sobre todo porque los datos incoherentes pueden que no sean señalados por el software.
  • No es muy segura, ya que solo se necesita duplicar un documento para modificar los datos que contiene. Aunque es posible definir macros de seguridad o bloquear celdas, la funcionalidad de la hoja de cálculo es insuficiente en este sentido.
  • No se actualiza automáticamente. Por lo tanto, todos los datos relativos a suministros, uso de materias primas, ventas, etc. deben actualizarse manualmente.
  • No ofrece una visibilidad global, en todo momento, de la gestión de las existencias y los suministros. En primer lugar, porque los datos no se actualizan en tiempo real, pero también porque quedan rápidamente obsoletos después de haber pasado por sucesivos intercambios de archivos.
  • Por último, Excel no permite automatizar las tareas de gestión de la cadena de suministro debido a la falta de conectividad con otras herramientas, de actualización de datos en tiempo real o de generación automática de informes y análisis. Es necesaria la intervención humana en todo el proceso.

¿Por qué utilizar un software de gestión de existencias como alternativa a Excel?

Para optimizar la gestión de existencias, la digitalización y la automatización se han vuelto esenciales, no para sustituir el trabajo humano, sino para hacerlo más eficiente y reducir el riesgo de error.

De ahí el interés por utilizar una herramienta específica de gestión de existencias, en lugar de una hoja de cálculo con funcionalidades limitadas. Por ello, las empresas recurren cada vez más a sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) con un módulo específico o SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) diseñado para gestionar los suministros.

De hecho, este tipo de software aporta muchas ventajas:

  • Los empleados ganan productividad gracias a una serie de funciones que simplifican su trabajo diario.
  • Las tareas de poco valor pueden automatizarse, lo que permite a los empleados ahorrar tiempo y centrarse en tareas más importantes.
  • El riesgo de errores de introducción o cálculo se reduce considerablemente.
  • La disponibilidad de espacio se actualiza en tiempo real, lo que permite un uso óptimo del espacio de almacenamiento.
  • Los cuadros de mando, los informes y los análisis predictivos ayudan a sintetizar la información y a tomar mejores decisiones.
  • Por último, un sistema de gestión de existencias representa un auténtico valor añadido frente a la competencia, sobre todo en ámbitos de actividad en los que los márgenes son reducidos.

Inteligencia empresarial para la gestión de suministros

Con una solución de Business Intelligence, la empresa puede ir aún más lejos en la gestión de existencias y suministros. Lejos de ser un equivalente de Excel, este tipo de herramienta permite sincronizar en tiempo real multitud de informaciones diferentes: almacén, tienda, pedidos, compras, existencias, materias primas, transporte, etc.

Reunidos en un almacén de datos común, estos datos pueden procesarse y analizarse con ayuda de algoritmos, con el fin de predecir la escasez de existencias, la falta de materias primas, los pedidos que hay que hacer a los proveedores, pero también los costes de almacenamiento y depósito.

Sin embargo, para aprovechar todo el potencial de Big Data, es necesario distinguir entre los distintos tipos de datos de que dispone la empresa.

Datos internos de la empresa

Se trata de datos del funcionamiento interno de la empresa, por ejemplo:

  • Historial de compras: pedidos, facturas, albaranes, información sobre proveedores, etc.
  • El historial de pedidos realizados por los clientes de la empresa.
  • Departamentos y proyectos internos de la empresa que intervienen en el proceso de pedido.
  • Datos de los clientes: información geográfica y socio demográfica, comportamiento, hábitos de compra, etc.
  • Información relacionada con el almacenamiento y depósito.

Datos de la cadena de suministro

Para optimizar la gestión de las existencias, también se utilizan los datos inherentes a la cadena de suministro, por ejemplo:

  • Datos de los proveedores (y de sus propios proveedores): plazos de entrega, cantidades de productos disponibles, calidad de las materias primas, etc.
  • Información de los transportistas y otros agentes implicados en la entrega de materias primas y productos.
  • Datos relativos a otros agentes de la cadena de suministro: distribuidores, responsables de almacén, etc.

Datos externos a la empresa

Los datos externos, que no están vinculados a la empresa ni a la cadena de suministro, también pueden influir en la gestión del suministro. Por ejemplo:

  • Tráfico por carretera y datos de construcción para optimizar el trazado y las rutas de entrega.
  • Información relacionada con el contexto social o político: movimientos sociales, huelgas, etc.
  • Datos meteorológicos y climáticos.

Combinando estos distintos tipos de datos, es posible identificar correlaciones entre varios elementos:

  • La demanda de los clientes.
  • La producción de la empresa.
  • La capacidad de los proveedores para suministrar materias primas.
  • Factores externos (tráfico rodado, movimientos sociales, riesgos climáticos) que pueden afectar a la cadena de suministro.

Ventajas de la inteligencia empresarial para la gestión de inventarios

En última instancia, la optimización de la gestión de existencias y suministros permite a la empresa aumentar su competitividad, al tiempo que reduce sus costes de logística. Pero con la ayuda del Big Data y la inteligencia artificial, también puede realizar análisis más avanzados y alcanzar objetivos diferentes:

  • Clasifique los productos con un alto grado de granularidad, teniendo en cuenta la velocidad de rotación de las existencias.
  • Mejor comprensión de las tendencias del mercado, para una mejor gestión de las existencias y de la demanda de los clientes.
  • Resaltar surtidos de productos: por ejemplo, grupos de productos comprados simultáneamente.
  • Mejorar las decisiones de compra: hacer pedidos regulares para evitar la falta de existencias, hacer pedidos agrupados para reducir los costes de transporte y entrega, etc.

En última instancia, la adopción de la Inteligencia Empresarial para la gestión de suministros permite agilizar los intercambios, reducir los costes logísticos y la pérdida de ventas, y garantizar la satisfacción del cliente. En efecto, el BI permite a la empresa entregar el producto adecuado, en el momento adecuado, al precio adecuado y en la cantidad adecuada. Y esto es solo una pequeña muestra de los diversos beneficios para la cadena de suministro.

Frente a las evidentes limitaciones de las hojas de cálculo, el Business Intelligence se perfila como una alternativa real a Excel para la gestión de inventarios y suministros. Flexible y personalizable, sin lenguaje propietario, una solución de BI se adapta a las necesidades de cada empresa para ayudarla a explotar todo el potencial de sus datos. Apoyándose en el análisis predictivo, puede tomar las mejores decisiones y optimizar de forma sostenible su cadena de suministro.

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