Hoy en día, los cuadros de mando son herramientas esenciales para las empresas, que necesitan más que nunca explotar sus datos para mejorar su rendimiento diario. Pero, ¿cómo crear un cuadro de mando de gestión eficaz? ¡Sigue la guía!
Cuadros de mando de gestión: definición
Un cuadro de mando es una herramienta de gestión y toma de decisiones que mide el nivel de rendimiento de una empresa, este explora los indicadores clave y comunica datos que todo el mundo puede entender.
El uso de cuadros de mando actualizados periódicamente es esencial para gestionar la actividad de una empresa. Permiten controlar a diario la salud del negocio, así como detectar rápidamente cualquier desviación o anomalía.
Los principales tipos de cuadros de mando:
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Configurar un cuadro de mando en 4 pasos
Para crear un cuadro de mando de gestión, hay que seguir unos pasos clave.
Determinar el objetivo del cuadro de mando
Desde el principio, un cuadro de mando debe tener una finalidad claramente definida. Por tanto, es necesario identificar previamente los problemas de la empresa, a los que debe responder y el objetivo que persigue: seguimiento de los resultados globales de la empresa, gestión del lanzamiento de un nuevo producto, dirección de las ventas, mejora de la relación con los clientes, etc.
Cada empresa, cada departamento es único: por eso el objetivo debe adaptarse al público y a sus necesidades operativas. Los usuarios necesitan un acceso rápido a la información pertinente que corresponda a su puesto y nivel de responsabilidad.
Además, es frecuente generar un cuadro de mando dedicado a cada departamento: cuadro de mando de ventas, cuadros de mando financiero, cuadros de mando de marketing , etc. En cuanto al cuadro de mando de proyecto, se utiliza (como su nombre indica) para supervisar el progreso de un proyecto dentro de la organización.
Elegir los indicadores de resultados adecuados
Los indicadores clave de rendimiento son medidas empleadas para evaluar el nivel de consecución de un objetivo predefinido.
Es esencial seleccionar unos KPI (Indicadores Clave de Rendimiento) adaptados a la empresa, su sector de actividad y sus prioridades estratégicas. Hay multitud de indicadores posibles, desde las ventas hasta las nóminas, pasando por el flujo de caja y el índice de conversión.
Por ejemplo, los KPI pueden usarse para medir los resultados financieros, los costes o el rendimiento de los empleados, pero también para evaluar determinados procesos con un enfoque más cualitativo: logística, satisfacción del cliente, etc. Los indicadores específicos del cuadro de mando también pueden utilizarse como parte de la gestión de proyectos, desde la fase de planificación.
Gestión de la colecta y el formato de los datos
Antes de crear un cuadro de mando de gestión, hay que alimentarlo continuamente con datos fiables, que garanticen la precisión de los análisis y la calidad de la toma de decisiones.
De ahí la importancia de utilizar una solución de Business Intelligence capaz de recopilar y agregar datos de múltiples fuentes. A continuación, los datos se almacenan, procesan, reestructuran y mejoran para generar los KPI pertinentes.
Creación del cuadro de mando de gestión
Ahora es el momento de configurar el propio cuadro de mando de gestión. Para ello, los indicadores de rendimiento seleccionados deben clasificarse y presentarse de forma lógica. Por ejemplo, hay que distinguir los indicadores de RR.HH. de los KPI del comercio minorista.
Lo ideal es que cada indicador vaya acompañado de un elemento de comparación, ya sea con un valor anterior o con el objetivo a alcanzar. También debe destacarse el ritmo de avance del KPI en relación con el objetivo final.
Por último, es fundamental actualizar el cuadro de mando periódicamente, con una frecuencia predefinida. Los datos actualizados garantizan la pertinencia de la información contenida en el cuadro de mando.
Nuestros consejos para un cuadro de mando de gestión eficaz
Además de estos 4 pasos clave, aquí tiene algunos consejos que le ayudarán a configurar un cuadro de mando de gestión pertinente y eficaz.
Seleccionar un número limitado de indicadores
«Menos es más». Es preferible no multiplicar el número de KPI, pues de lo contrario el cuadro de mando resultará sobrecargado e ilegible. Sin embargo, un cuadro de mando debe ser fácil de consultar de un vistazo y permitir tomar decisiones rápidas. Por eso se recomienda no superar la decena de indicadores.
Elegir la presentación y los gráficos adecuados
La visualización de datos (o dataviz) es un elemento esencial para dar mayor sentido a la información que aparece en un cuadro de mando.
Una de las reglas más importantes es elegir el gráfico adecuado para cada KPI. Por ejemplo, una curva es ideal para describir una tendencia, mientras que un gráfico circular puede utilizarse para mostrar un porcentaje.
Los colores también son relevantes: tradicionalmente, el verde indica un resultado positivo, mientras que el rojo es sinónimo de peligro o malos resultados.
Utilizar una herramienta de Business Intelligence de alto rendimiento
Con una solución de cuadros de mando e informes como DigDash Enterprise, puede crear cuadros de mando personalizado en unos pocos clics, utilizando una interfaz intuitiva. Para una mayor sencillez y autonomía, los usuarios disponen incluso de un asistente de creación de cuadros de mando
