Análisis Ad Hoc

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Análisis ad hoc y minería de datos: todo lo que necesita saber

Las empresas confían cada vez más en el análisis de datos para impulsar su negocio, tomar decisiones informadas y ajustar sus estrategias en el día a día. Sin embargo, la minería de datos sigue siendo con demasiada frecuencia exclusiva de un grupo de especialistas, lo que produce una sobrecarga del departamento informático.

Afortunadamente, el análisis ad hoc permite a los usuarios de negocio diseñar sus propios informes específicos con indicadores relevantes, basados en datos de autoservicio. Es una forma de democratizar el Business Intelligence al tiempo que se ahorra un tiempo y unos recursos preciosos. 

Para entenderlo, infórmese sobre las características, ventajas y ejemplos prácticos de cómo se utiliza el análisis ad hoc.

Definición de análisis ad hoc

En sentido literal, el término “ad hoc” se refiere a algo “que se adapta perfectamente a una situación, uso o momento concreto”.

El objetivo de un análisis ad hoc es, por tanto, responder a una pregunta empresarial específica con la ayuda de informes puntuales y a medida, que suelen ser de un solo uso. Permite recopilar datos de forma rápida y sencilla, proporcionando al usuario lo que necesita para abordar su problema concreto.

Este análisis, creado específicamente para una situación dada, es como resultado un excelente complemento de los informes estáticos y periódicos. Estos últimos son, por naturaleza, más generales y no pueden prever todas las eventualidades. 

De ahí la importancia de disponer de informes flexibles, capaces de dar respuesta a preguntas espontáneas, a partir de una cantidad limitada de datos pertinentes. Además, pueden realizarse análisis ad hoc en respuesta a un acontecimiento, como una caída de las ventas, para comprender mejor el fenómeno.

Aunque están diseñados para un uso puntual, los informes ad hoc más relevantes se reutilizan en ocasiones, hasta el punto de convertirse en recurrentes. Sin embargo, esta práctica puede aumentar considerablemente (y de forma innecesaria) la carga de trabajo de los informes. Por ello, puede ser útil auditar periódicamente los cuadros de informes, para determinar si siguen siendo útiles para la organización.

Gracias a los programas informáticos de Business Intelligence, el análisis ad hoc puede ponerse a disposición de todos los departamentos de una empresa y no requiere conocimientos técnicos particulares. Los propios usuarios analizan los datos que les interesan y crean informes a medida sin tener que recurrir a analistas o al departamento informático.

¿Cuáles son las características del análisis ad hoc?

Para entender bien qué distingue un estudio ad hoc de un análisis tradicional, es necesario identificar sus principales características.

Un análisis puntual

En la mayoría de los casos, el análisis ad hoc se realiza “de una sola vez”. Se centra en un subconjunto limitado de datos, con el fin de extraer información relevante para responder a una pregunta concreta. No pretende reproducirse ni generalizarse. No obstante, cabe señalar que algunos análisis ad hoc especialmente interesantes pueden ser objeto de informes periódicos más adelante.

Un análisis limitado

Como ya se ha dicho, un informe ad hoc pretende responder a una pregunta concreta, por ejemplo:

  • ¿Es suficiente el ritmo de producción de este producto para satisfacer la demanda, según las previsiones de ventas para el próximo mes?
  • ¿Está relacionada la caída de las ventas de este producto con la subida de su precio?
  • ¿Cuál es el margen de beneficios de la empresa a final de mes después de costes?
  • ¿Ha aumentado el absentismo laboral en los últimos 6 meses?

Un formato específico

Un informe ad hoc puede ser creado desde cero por el usuario, tanto en términos de contenido como de forma. En cambio, un informe ordinario suele tener un contenido formateado, con indicadores clave de rendimiento (KPI) y gráficos predefinidos. En consecuencia, el análisis ad hoc tiene más impacto, porque puede adaptarse a la cuestión abordada, pero también a su audiencia.

Un público objetivo

Por su naturaleza específica, un estudio ad hoc no está pensado para ser presentado a todo un departamento o a todos los empleados de la empresa. Se dirige a un público restringido, a menudo compuesto por el cliente y un puñado de personas de la misma profesión.

Un análisis abierto a todos

Los análisis tradicionales suelen correr a cargo de analistas, que actúan de puente entre el departamento informático y las distintas líneas de negocio: marketing, ventas, cadena de suministro, recursos humanos, etc. 

Por otra parte, un informe ad hoc puede ser generado por una persona no especializada, lo que reduce el número de intermediarios y la carga de trabajo de los equipos informáticos. Además, los resultados del análisis son directamente útiles para el usuario, que puede entender lo que está en juego.

¿Cuáles son las ventajas del análisis ad hoc?

El análisis ad hoc no carece de activos y facilita considerablemente la exploración de datos dentro de la organización.

Una herramienta fácil de usar

No necesita ninguna formación técnica o informática para realizar un análisis ad hoc… siempre que disponga de una herramienta de Business Intelligence intuitiva y de alto rendimiento que le permita crear informes y cuadros de mando interactivos. 

Gracias a esta solución ergonómica y fácil de usar, todos los usuarios pueden diseñar informes ad hoc, incluso si no están familiarizados con el análisis de datos y Big Data.

Además, los informes creados con esta herramienta son fáciles de entender y pueden compartirse internamente o con otras partes interesadas de la empresa. Esto refuerza la cooperación dentro de la organización, al tiempo que fomenta la toma de iniciativas.

Más información: 7 criterios para elegir la herramienta de información adecuada

Informes totalmente modulares

Al realizar un análisis puntual, los usuarios pueden elegir los datos que quieren estudiar y seleccionar los KPI pertinentes, pero también pueden decidir cómo se representa la información. 

En función del mensaje que se quiera transmitir, de la audiencia y de los objetivos del informe, podrá definir la visualización de datos más adecuada. Diagramas, mapas, curvas, tablas, contenido interactivo… ¡Las posibilidades son infinitas!

De este modo, el análisis ad hoc se adapta en tiempo real a las necesidades de la empresa, en función de los acontecimientos y las cuestiones empresariales que se planteen. Es muy flexible y puede modificarse en tiempo real para dar la mejor respuesta posible a la cuestión planteada.

Decisiones más rápidas

Las respuestas a las preguntas empresariales están en los datos. Sin embargo, no siempre es fácil acceder a la información pertinente para abordar una cuestión concreta, porque a menudo está enterrada en una base de datos masiva. 

En otras palabras, los informes tradicionales, que siguen un modelo fijo y utilizan grandes cantidades de datos, no sirven para hacer que los datos hablen en tiempo real.

Aquí es donde entra en juego el análisis ad hoc: al centrarse en un subconjunto restringido de datos, permite al usuario contextualizar fácilmente el problema planteado y extraer conclusiones inmediatas. El resultado es una mayor agilidad, al tiempo que se ahorra un tiempo considerable en la exploración de datos.

En última instancia, los informes ad hoc aceleran el proceso de toma de decisiones estratégicas y permiten a los responsables reaccionar continuamente a los cambios en la empresa y el mercado.

Total autonomía para los usuarios

Una de las principales ventajas del BI es su aspecto de autoservicio, también conocido como “BI de autoservicio”. En concreto, los usuarios empresariales pueden acceder libremente a los datos, explorarlos y analizarlos según sus necesidades. Esto también se aplica a los análisis ad hoc, que pueden crearse y compartirse con unos pocos clics.

Como resultado, los empleados adquieren mayor autonomía, incluidos los no especialistas. Al mismo tiempo, se pide menos a los analistas y al departamento informático, lo que les ahorra un tiempo precioso. Los informes ad hoc son especialmente lentos, ya que hay que adaptarlos a una solicitud concreta.

Además, los expertos en datos no siempre entienden lo que está en juego con estos análisis ad hoc, que se centran en cuestiones empresariales muy específicas. Por eso son aún más pertinentes cuando los realizan directamente las personas que más los necesitan.

Datos centralizados e interconectados

Para obtener información fiable y precisa, es necesario recoger, procesar y compilar datos variados y heterogéneos procedentes de múltiples fuentes. El uso generalizado de análisis ad hoc está animando a las empresas a cruzar flujos de datos procedentes de distintos departamentos, para que todos los usuarios puedan acceder fácilmente a los datos que necesitan.

De este modo, la organización democratiza el Business Intelligence al tiempo que mejora su eficacia global. La centralización y la interconexión permiten a todos los empleados trabajar sobre una base común, garantizando la coherencia en la exploración de datos en toda la empresa.

Al proporcionar una visión informada de los datos de la empresa, el análisis ad hoc es una verdadera ayuda para la toma de decisiones. Basado en una solución de Business Intelligence, este método de análisis de datos permite a los usuarios recopilar y analizar datos de forma rápida e independiente, para que puedan responder a sus problemas empresariales. Flexible, personalizable y fácil de usar, también reduce la dependencia de la empresa del departamento informático, ahorrando tiempo y mejorando la eficacia de toda la organización.

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