¿Cómo elegir el SIRH (sistema de información de recursos humanos) adecuado?

Los beneficios del Business Intelligence para el departamento de RR.HH. están más que demostrados. Sin embargo, no se pueden crear dashboards e informes de R.H. de la noche a la mañana. La elección de un SIRH correcto es esencial para poner la inteligencia empresarial al servicio de los recursos humanos, y poder obtener todo el potencial de la BI.

Definir las necesidades para encontrar una solución SIRH adecuada

Antes de la implementación de un SIRH, es esencial identificar las necesidades y expectativas de la empresa. Gestión de las competencias, gestión administrativa, gestión de la planificación, etc. El departamento de RR. HH. debe definir los procesos que pretende optimizar a través de esta solución, así como las tareas de bajo valor añadido que desea automatizar o simplificar.

La identificación de las necesidades permite entonces la enumeración de las funcionalidades de la herramienta SIRH, por ejemplo:

• La gestión de permisos y ausencias.
• La gestión de las nóminas.
• La gestión previsional de los puestos de trabajo y las competencias.
• La gestión del talento.
• La calidad de vida laboral.

A este respecto, es esencial establecer unas especificaciones del SIRH para enmarcar con precisión el proyecto y expresar claramente las necesidades funcionales. La empresa puede entonces diseñar una tabla de evaluación que agrupe las funcionalidades previstas con el fin de comparar diferentes programas de gestión de los recursos humanos.

Sin embargo, la elección de un SIRH no solo depende de sus funcionalidades: hay que tener en cuenta muchos otros criterios para seleccionar la herramienta adecuada.

Siete criterios clave para elegir un software de SIRH

• La ergonomía

Mientras que el departamento de RR. HH. se digitaliza a gran velocidad, las empresas deben poder contar con una solución ergonómica y fluida. Esto significa que los empleados deben ser capaces de manejar el programa rápidamente y realizar diferentes tareas con total autonomía. Esto les ahorra un tiempo valioso que pueden dedicar a tareas de alto valor añadido.

• Flexibilidad

A medida que la empresa crece y su mercado evoluciona, sus necesidades van cambiando. Así, el SIRH que necesita hoy no es el mismo que el que necesitará dentro de cinco años. Por eso, es importante seleccionar una herramienta flexible, que ofrezca posibilidades reales de evolución funcional a largo plazo.

• La interoperabilidad

Es ventajoso elegir un SIRH capaz de interactuar con los otros programas y sistemas de la empresa. Así, el uso de conectores e interfaces de programación de aplicación (API) permite crear un ecosistema coherente con herramientas interconectadas.

Un enfoque que permite evitar ciertos problemas técnicos, así como limitar el riesgo de errores de introducción, ya que los datos procedentes de los distintos programas se transmiten automáticamente. Lo ideal es que todos los datos relacionados con las nóminas y los recursos humanos estén agrupados en una base de datos centralizada.

Además, vale la pena seleccionar un programa que utilice un lenguaje abierto, que ofrece una interoperabilidad superior a la de un lenguaje propietario.

• El acompañamiento

La implementación de un SIRH es un proyecto particularmente complejo, por lo que contar con un acompañamiento es muy importante. Aquí, los servicios ofrecidos varían mucho de un editor a otro: algunos ofrecen un seguimiento paso a paso durante la implementación, y también una asistencia disponible y reactiva una vez instalado el software.

Para beneficiarse de un servicio a medida, con una verdadera relación de proximidad a largo plazo, se recomienda encarecidamente recurrir a un editor con sede en Francia, con un servicio de atención al cliente francófono.

• El mantenimiento y la actualización

Antes de adoptar un software de recursos humanos SIRH, la empresa debe asegurarse de que el editor actualizará la solución con regularidad. De este modo, tiene la garantía de poseer una herramienta eficaz, segura y que satisface sus necesidades a largo plazo.

Además, el departamento de RR. HH. está sujeto a limitaciones normativas específicas: la herramienta debe, por tanto, evolucionar en función de los cambios de la legislación. Algunos editores ofrecen incluso realizar un seguimiento legal permanente.

• Las limitaciones de la empresa

Cada empresa está sujeta a limitaciones organizacionales específicas, que deben tenerse en cuenta a la hora de elegir el sistema de información de recursos humanos. He aquí algunos ejemplos:

• El número de usuarios simultáneos: el programa debe ser capaz de gestionar un determinado número de conexiones sin que la eficacia disminuya.
• La presencia de diferentes ubicaciones o filiales: la solución debe adaptarse a una estructura multiestablecimiento.
• La resistencia al cambio de los empleados: la herramienta debe ser lo suficientemente intuitiva y fácil de usar como para que los equipos la manejen rápidamente. Además, es importante contar con una buena comunicación interna, talleres y sesiones de formación que acompañen el cambio y aporten seguridad a los usuarios.

• La seguridad de los datos

Los informes y dashboards de RR. HH. pueden contener datos sensibles sobre la empresa y sus empleados, por lo que es fundamental elegir una herramienta de SIRH segura y que garantice la protección de esta información.

A este respecto, el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es un requisito esencial, de ahí el interés de optar por un editor con sede en Francia o Europa.

El alojamiento de los datos también debe ser objeto de una vigilancia especial. Elija una solución en la nube segura, que cuente con la certificación HDS y que utilice servidores fiables y recientes.

Ergonómica, segura y fiable, la herramienta SIRH ideal debe reunir una serie de cualidades al tiempo que satisface con precisión las necesidades de la empresa. Apoyándose en todos estos diferentes criterios, ahora usted tiene todas las cartas en la mano para elegir el sistema de información de recursos humanos adecuado. Para disfrutar de todas las ventajas de la Business Intelligence para R.H.