Modernización de los sistemas de información financiera: ¿qué herramientas utilizar para elaborar un presupuesto?

A medida que se acelera la transformación digital de las empresas, estas deben poder contar con un departamento de finanzas eficaz para afrontar los retos del futuro. En este contexto, es necesaria una verdadera modernización de los sistemas de información financiera, con el fin de hacer más fluida la gestión y el proceso presupuestario. En particular, es necesario replantear por completo el desarrollo de indicadores financieros y dashboards para que el departamento de finanzas sea más eficaz.

Optimizar la elaboración de informes financieros: una prioridad

La presentación de la información financiera forma parte de las principales responsabilidades del departamento de finanzas. Sin embargo, la eficacia de la elaboración de los informes financieros sigue dejando mucho que desear en muchas organizaciones, que dedican mucho tiempo y recursos a esta tarea. Para remediarlo, es necesario activar tres palancas principales.

Automatizar los indicadores financieros y las dashboards

Con demasiada frecuencia, los equipos financieros hacen su trabajo empleando métodos manuales, lo que presenta varios inconvenientes. Además de consumir mucho tiempo, es una fuente de errores e impide que los empleados se dediquen a otras tareas más importantes.

Así, para modernizar la gestión financiera, es necesario ir más allá en la automatización de los informes. Las empresas ya no pueden conformarse con una simple hoja de cálculo de funcionalidades limitadas.

Centralizar los sistemas

En la mayoría de las empresas, la producción de indicadores financieros y dashboards implica varios sistemas distintos. Esto conduce a errores no solo en el tratamiento de los datos, pero también en su interpretación.

Además, no siempre es posible ver toda la información necesaria en un solo informe. La presencia de sistemas dispares es, por tanto, perjudicial para el seguimiento de los proyectos de inversión, pero también para la elaboración de las estimaciones presupuestarias, ya que los datos son menos fiables y menos utilizables.

Mejorar la comunicación

En la elaboración de los informes financieros no solo participa el departamento de finanzas, sino también otros departamentos de la empresa. Sin embargo, cada uno de ellos no siempre conoce el papel del otro, debido a la falta de comunicación.

Además, las diferentes partes interesadas no siempre siguen las mismas normas y requisitos para los indicadores financieros y las dashboards.

La necesidad de nuevas herramientas para mejorar la gestión presupuestaria

Para hacer frente a estos problemas, el director administrativo y financiero deben poder contar con soluciones capaces de automatizar los procesos, pero también de facilitar su control y dar más autonomía a los usuarios.

Desde las previsiones a los informes y los presupuestos, se necesitan nuevas herramientas para modernizar el departamento de finanzas.

La data visualisation

La visualización de datos es un reto importante para el departamento de finanzas, ya que permite una comunicación más fluida con la dirección. Gracias a un programa de dashboards, es posible resumir los factores clave del éxito de la empresa, pero también contextualizar y adaptar los datos en función del público objetivo.

Así, los equipos financieros pueden hablar el «mismo idioma» que los directivos para ayudarles a comprender todos los retos vinculados con la gestión presupuestaria, mejorando así su toma de decisiones.

La analítica

Cada día se recogen multitud de datos en los sistemas de información financiera : información valiosa para apoyar a los directivos en sus decisiones estratégicas. Sin embargo, para aprovechar todo su potencial, es necesario analizarlos en profundidad.

En efecto, la analítica permite identificar las oportunidades de crecimiento de la empresa, pero también los riesgos que pesan sobre ella. La modernización de la gestión financiera requiere necesariamente una mejora del análisis de los datos.

El ERP

El ERP es una importante herramienta de gestión financiera, ya que hace más fluida la organización y el intercambio de información, a la vez que automatiza los flujos financieros de acuerdo con las normas IFRS.

Al mismo tiempo, asistimos a un fenómeno de migración a la nube para este tipo de software: las limitaciones ligadas a las infraestructuras son, por tanto, menos críticas. Además, los sistemas ERP están cada vez más especializados por línea de negocio, lo que permite explotar todo su potencial, por ejemplo en el departamento de finanzas.

El programa de BI: una solución imprescindible

Para hacer más fluido el proceso presupuestario, la integración de una herramienta de BI (Business Intelligence) es hoy en día imprescindible. Este tipo de plataformas, que combinan la data visualisation y el análisis de datos, permiten recoger grandes volúmenes de datos diferentes para luego consolidarlos y homogeneizarlos. Estos datos pueden ser de diferente naturaleza: actividad, nóminas, personal, contabilidad, etc.

El programa de BI también se distingue por su alto nivel de granularidad en el análisis de datos. En la encrucijada de las finanzas y lo operacional, permite crear indicadores financieros, dashboards e informes adaptados a las necesidades de cada uno. También supone una auténtica ventaja para elaborar el presupuesto de la empresa. En definitiva, la herramienta de BI facilita el día a día al CFO.

Modernización de los sistemas de información financiera: las cuatro etapas clave

Para modernizar el departamento de finanzas, la empresa debe adoptar nuevas herramientas para mejorar su eficacia y optimizar sus informes financieros. Pero también debe implementar un auténtico plan de transición para afrontar este gran reto.

1) Determinar las necesidades en relación con el sistema de información

Para mejorar su eficacia, el departamento de finanzas debe automatizar en la medida de lo posible algunas tareas que aún se realizan con demasiada frecuencia de forma manual. Pero, para conseguirlo, la empresa debe hacer previamente un balance de sus sistemas actuales, que suelen estar anticuados.

Para sustituirlos, la nube ofrece perspectivas muy interesantes. Esta tecnología permite implementar soluciones eficaces a un coste menor, ya que no requiere una gran infraestructura, y todo ello en plazos reducidos.

2) Determinar las necesidades asociadas a los procesos presupuestarios

La automatización de los procesos requiere un importante trabajo previo de preparación. En efecto, esta transición implica varios retos: si bien es necesario mejorar la eficacia del departamento de finanzas, también debe evitarse la duplicación de tareas.

De este modo, estos nuevos procesos presupuestarios automatizados deben integrarse de forma coherente y armoniosa en los equipos. Además, es importante establecer procedimientos concretos documentados para sustituir los enfoques puntuales.

3) Apoyar el cambio dentro de los equipos

La modernización del departamento de finanzas genera una evolución de los roles y responsabilidades de los diferentes colaboradores. Por lo tanto, los equipos deben ser objeto de una evaluación crítica con el fin de desarrollar dispositivos de formación y perfeccionamiento pertinentes.

Este proceso de gestión del cambio es fundamental para acelerar la adopción de nuevos procesos y herramientas, como el programa BI.

4) Simplificar la producción de los informes financieros

Una vez que se cumplan estas etapas, la empresa puede centrarse en el tema central de la creación de informes. Al aprovechar la Business Intelligence, la automatización y los nuevos métodos de trabajo, el departamento de finanzas puede recopilar fácilmente grandes cantidades de información y con datos más fiables.

Además, ahorra un tiempo valioso para el análisis de datos. Así, la producción de indicadores financieros y dashboards resulta mucho más eficiente. Al final, la empresa se beneficia de información clara y explotable sobre su situación financiera, sus operaciones diarias e incluso sus flujos de efectivo.

La modernización del departamento de finanzas pasa inevitablemente por un aumento de su eficacia. ¿Por qué medios? En primer lugar, mediante la automatización de los procesos y tareas efectuados manualmente. Pero también mediante la adopción de una herramienta de Business Intelligence que permita obtener información más fiable y pertinente. De este modo, los gerentes pueden tomar decisiones más informadas, mientras que los equipos financieros pueden centrarse en tareas más complejas con un gran valor añadido.