Las ventajas del BI para los ministerios y administraciones públicas

Aunque las empresas privadas son conscientes del potencial de los datos desde hace varios años, no hay duda del interés del Business Intelligence en el sector público. Los ministerios y las máximas administraciones no son una excepción a la regla.

Desde el intercambio masivo de datos hasta la gestión eficaz de las políticas públicas, descubra las numerosas ventajas de los dashboards de BI para las administraciones.

Producción de datos en el sector público

La producción de datos de dominio público no es algo nuevo. Del INSEE (Instituto nacional de estadística y de estudios económicos) al INSERM (Instituto Nacional de Investigación en Salud y Medicina), pasando por el IGN (Instituto Geográfico Nacional), el INED (Instituto Nacional de Estudios Demográficos) o la ONEMA (Oficina Nacional del Agua y de los Medios Acuáticos), muchos agentes históricos son responsables de la creación de todo tipo de estadísticas. Los datos producidos por estas organizaciones, reconocidas por su experiencia tanto a nivel nacional como internacional, son esenciales para el funcionamiento diario de las administraciones.

De hecho, estas deben ser capaces de poder contar con datos rigurosos y actualizados para llevar a cabo sus tareas con eficacia. Desde el diagnóstico hasta la implementación de las políticas públicas, incluyendo su evaluación, los datos se utilizan en todas las etapas.

Como todas las organizaciones, los ministerios y las administraciones públicas manejan cada vez más datos con el objetivo de automatizar y optimizar sus procesos.

Además, los archivos administrativos se reutilizan de forma masiva para elaborar estadísticas relevantes y ponerlas a disposición del público. También responden a la creciente demanda de datos relativos a un área geográfica restringida o a una nomenclatura detallada.

Por último, el uso de datos es una alternativa eficaz (y mucho menos costosa) a la realización de sondeos y encuestas.

Los retos de la gestión de los datos públicos

A pesar de todas sus ventajas, la producción de datos plantea una serie de problemas que las administraciones públicas deben abordar.

Tener una visión global de los datos

Para los ministerios y las administraciones públicas, la realización de un inventario exhaustivo de las existencias de datos es un reto importante.

Esto puede explicarse por varios factores, empezando por la gran variedad de fuentes que hay que procesar, como los archivos de hojas de cálculo y paquetes de software empresarial. Esta situación dificulta la centralización de estos datos dispersos, así como la identificación de los más relevantes para su explotación.

Además, una sola fuente suele alimentar varias bases de datos al mismo tiempo, cada una gestionada por un agente diferente. Por lo tanto, la trazabilidad de los datos no está garantizada.

Además, en el sector público, varias BD (bases de datos) pueden coexistir aunque traten exactamente el mismo tema. Esto no implica necesariamente una redundancia, ya que cada uno puede tener un propósito real. Sin embargo, es un obstáculo adicional para la identificación de los datos en su totalidad.

Los sistemas de información, que generalmente son anteriores a la aparición de nuevos usos de los datos, constituyen un obstáculo considerable. Diseñados para satisfacer necesidades y objetivos empresariales específicos, no permiten la extracción eficaz de datos no estructurados o para compartirlos o reutilizarlos.

Compartir datos entre administraciones

En el sector público, la puesta en común de datos entre diferentes administraciones sigue siendo un reto importante. Una de las razones es que están sujetos a una serie de «secretos legales», así como a procedimientos estrictos que a menudo van en contra de este proceso cooperativo.

Además, los propios sistemas de información no se diseñaron pensando en ello. Cada ministerio y administración trabaja como un silo independiente, con su propio presupuesto y normas. Esta situación perjudica la colaboración interministerial, así como la colaboración con las administraciones locales y otros servicios públicos.

Y esto tiene sus consecuencias… Algunos datos que son cruciales para dirigir las políticas públicas, pero también para evaluarlas, no los emplean todos los actores, porque no se ponen a su disposición. Esta situación también conduce a la creación de duplicidades, ya que dos entidades diferentes pueden crear dos bases de datos muy similares. Esta falta de circulación de datos es sinónimo de una pérdida de eficiencia de todos los servicios públicos.

Y el reto es aún mayor en situaciones de emergencia. Por ejemplo, la crisis sanitaria vinculada a la Covid-19 puso de manifiesto la necesidad de armonizar los datos de las distintas administraciones para controlar con la mayor precisión posible algunos indicadores clave: existencias de medicamentos para la tensión, las tasas de cobertura de vacunación…

Testimonios de nuestros clientes:

La herramienta DigDash BI al servicio del Ministerio de Solidaridad y Salud en la lucha contra el Covid-19

Garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos

La seguridad de los datos es un problema importante para las administraciones públicas, que poseen y procesan la información personal de muchos millones de personas.

Sin embargo, en la gran mayoría de los casos, la gestión de datos implica la intervención de terceros y, en particular, de empresas privadas. El uso de la subcontratación es esencial para la integración de ciertas herramientas (por ejemplo, el Business Intelligence), pero también supone un riesgo.

Este es el caso, sobre todo, cuando la administración externaliza toda su gestión de datos y deja de tener un equipo interno competente capaz de supervisar al proveedor de servicios y de tomar el relevo si es necesario.

La externalización también significa un alojamiento de datos más a menudo en la nube. Sin embargo, hay que prestar la máxima atención a la forma en que se transfieren, almacenan y procesan los datos. De ahí la necesidad de optar por una oferta de nube soberana y segura que cumpla la normativa europea.

En este sentido, el alojamiento con certificación HDS (Alojamiento de Datos de Salud) ofrece el máximo nivel de seguridad, accesibilidad y confidencialidad de la información personal. La nube HDS, diseñada para los datos de salud, pero también para otros tipos de datos sensibles, consiste en aislar físicamente las infraestructuras de cada usuario, al tiempo que controla todas las acciones realizadas en una lógica de confianza cero.

El valor de una herramienta de BI para los ministerios y las administraciones públicas

Dados los importantes retos de la gestión de datos, las herramientas de BI están cada vez más extendidas en los ministerios y administraciones públicas. De hecho, una solución como DigDash Enterprise es esencial para ayudarles a gestionar e interpretar sus datos, controlar sus indicadores y mejorar la eficacia de sus acciones.

Gastos públicos gestionados con la máxima precisión

Mediante la creación de dashboards de BI, los ministerios y las administraciones pueden gestionar sus presupuestos en tiempo real. Así, tienen un mejor control de los gastos públicos y de la asignación de los recursos humanos y materiales necesarios para cumplir sus misiones.

Desde los estados financieros hasta los ingresos y RRHH, DigDash permite obtener una visión clara de la empresa y una mejor toma de decisiones. Para ello, los usuarios pueden contar con datos armonizados, centralizados y mucho más utilizables.

Mejor difusión de los datos

Los dashboards de BI también son herramientas valiosas para compartir datos dentro de una administración, pero también entre los diferentes actores del sector público. Así, cada entidad puede gestionar sus actividades con la mayor eficacia.

Además, DigDash permite a los usuarios visualizar, explorar y analizar los datos de forma independiente. Un enfoque de self-service BI que hace que la información sea aún más rápida y sencilla.

Datos totalmente seguros

Al elegir DigDash y su alojamiento especializado con certificación HDS, las administraciones públicas pueden garantizar la protección y la confidencialidad de sus datos, a la vez que se benefician de todas las ventajas de la nube: rapidez de implementación, escalabilidad, capacidad de almacenamiento y explotación flexible…

Además, la información contenida en los dashboards de BI puede asegurarse mediante la implementación de derechos de acceso. Así, cada usuario está autorizado a consultar una cantidad restringida de datos, en función de su rol y nivel.

Una herramienta que se adapta a los sistemas de información existentes

En los ministerios y administraciones públicas, el diseño de los sistemas de información puede ser un obstáculo para la buena gestión de los datos. De ahí el interés por integrar una solución capaz de adaptarse al sistema existente.

Una herramienta de BI como DigDash es capaz de conectarse al software empresarial y a otras fuentes de datos para extraer los datos relevantes, centralizarlos y generar dashboards dinámicos.

 

Con DigDash Enterprise, los ministerios y las administraciones públicas disponen por fin de una solución de dashboards de BI adaptada a sus necesidades y problemas. Nuestra plataforma, que se adapta a los sistemas de información y las herramientas empresariales existentes, permite aprovechar los datos centralizados y perfectamente seguros para mejorar la eficacia de las políticas públicas a largo plazo.

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