Université de Caen Normandie | Une administration agile des données

Retour sur l’expérience de François Girault. Il est chargé de mission “Élaboration de tableaux de bord décisionnels” au sein de l’université de Caen Normandie.

L’université de Caen Normandie accueille plus de 30 000 étudiants sur 13 sites, répartis dans 3 départements.

L’université s’est penchée sur l’acquisition d’une solution de dashboarding. En effet, elle a fait face à un nombre conséquent de données générées. Mais aussi et surtout à des difficultés de consolidation d’indicateurs fiables.

Retour sur la mise en place de ce projet ambitieux avec le témoignage de François Girault. Il est chargé de mission « Élaboration de tableaux de bord décisionnels » pour l’université de Caen Normandie.

 

Pourquoi avoir initié un projet de dashboarding ?

 

« L’université produit un grand nombre de données et a un besoin crucial d’indicateurs. Autant en interne pour piloter et suivre notamment le projet d’établissement. Mais aussi pour répondre aux demandes du ministère spécialement dans le cadre du contrat de site. Or nos données sont stockées dans différentes bases qui n’ont aucun lien entre elles. Jusqu’à présent, construire des indicateurs nécessitait plusieurs jours de travail. En effet, il nous fallait exporter les données de nos bases, les croiser sur un fichier Excel et les reporter dans des documents dédiés. Résultat, la réactivité n’était pas optimale.

La demande de la Directrice générale des services était donc de mettre en place et maintenir des tableaux de bord simples et fiables. Et surtout partagés par tous les services et toutes les composantes de notre structure. Jusqu’alors DSI de l’université, j’ai été nommé pour mener à bien ce projet.»

Comment avez-vous procédé ?

 

« Lors de ma prise de fonction, j’ai benchmarké le marché à la recherche d’une solution pouvant correspondre à nos besoins. J’ai reçu un courriel faisant la promotion d’un logiciel de Business Intelligence agile, évolutif et à coûts raisonnables : DigDash ! Face aux autres solutions, nous avons privilégié cette solution française et flexible.

Rapidement, nous avons pu tester l’outil. Et nous avons pu apprécier la qualité de services et la réactivité des équipes de cet éditeur. Pourtant, nous n’étions qu’en phase d’évaluation.

Les résultats ne se sont pas faits attendre : la solution correspondait à 100 % à nos besoins ! Et grâce à son référencement UGAP, nous avons pu très rapidement en faire l’acquisition ! »

 

Aujourd’hui, où en est votre projet ?

 

« Nous avons connecté DigDash Entreprise à notre base de données Apogée. Elle recense environ 300 000 données avec plus de 100 caractéristiques par étudiant. Nous avons élaboré les premiers tableaux de bord en quelques clics. Ils sont actuellement entre les mains de nos vice-présidents qui jouent le rôle de testeurs !

Nous avons également récemment interfacé notre base du personnel et nous nous attaquons aujourd’hui à nos données financières. La capacité de gestion de volumes de données conséquents et la facilité d’utilisation de la solution sont déconcertantes. En effet, nous sommes impressionnés par la puissance de cette solution !

Grâce à cette démarche, les tâches chronophages et sans valeur ajoutée sont abandonnées. Elles laissent place aux missions d’analyse, sources de performances pour l’établissement.

En parallèle, l’université est en train d’initier un projet de création d’entrepôt de données unique. Dans le but de réunir toutes les informations (RH, finance, recherche…) en une seule base. Au-delà du projet informatique, c’est dans une réelle démarche de gouvernance des données que l’université s’est engagée. »

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