Opérateur d'assistance et de services du Groupe mutualiste VYV, VYV Écoute & Solutions orchestre l'assistance santé & prévoyance ainsi que la prestation de services pour les mutuelles et organismes du Groupe VYV tels que Harmonie Mutuelle, MGEN, MNT, MMG, Groupe Arcade-VYV, et le réseau VYV 3. Son décisionnel manipule des données de santé, ce qui déplace la question de l'outil sur un autre terrain : où ces données sont-elles hébergées et traitées, et par qui ? À cette contrainte de souveraineté s'ajoutait un besoin opérationnel, produire en masse les reportings mensuels attendus par ces clients. DigDash BI a été retenu sur ces deux exigences.
Clément Burnel, architecte de données, et Julien Coz, data analyst, reviennent sur ce projet de déploiement de la Business Intelligence au sein de l’opérateur VYV Écoute & Solutions.
En bref
Organisme
VYV Écoute & Solutions (Groupe VYV)
Secteur
Assistance et services santé (mutualité)
Périmètre
Entité d'environ 400 collaborateurs, sites à Nantes ; équipe data de 7 personnes
Anciens outils
Excel, Access, macros VBA
Solution
DigDash BI, hébergement en France (serveur dédié chez Proginov)
4
éditeurs mis en concurrence en POC, sur des cas d'usage réels
h → min
pour produire un reporting type : de plusieurs heures à quelques minutes
2 → 7
personnes dans l'équipe data, de 2019 à aujourd'hui
Un décisionnel à construire, sous contrainte réglementaire
En 2019, l'entreprise (alors RMA) disposait de très peu d'outillage décisionnel. Le reporting reposait sur Excel, Access et des macros VBA, avec une chaîne de production largement manuelle. Restreinte, l'équipe data se limitait à deux personnes.
Le projet a été initié selon un conseil méthodologique : choisir d'abord l'outil de restitution avant de construire le système d'information décisionnel.
VYV Écoute & Solutions traite des données pour le compte des adhérents de mutuelles comme MGEN et Harmonie Mutuelle. Dans ce contexte d’activité, la nature même des données recueillies impliquait un hébergement en France, sous une architecture maîtrisée. Une directive interne de 2020 est venue renforcer cette orientation en visant à réduire la dépendance aux solutions américaines.
Quatre éditeurs en lice, la souveraineté comme premier filtre
VYV Écoute & Solutions a confié un POC à chacun des quatre éditeurs retenus (Tableau, Power BI, Spotfire et DigDash BI), afin d'évaluer chaque solution en conditions réelles sur ses propres cas d'usage.
Le critère inaliénable de souveraineté a éliminé une partie des candidats dès cette phase.
Un objectif clé était de réduire notre dépendance aux acteurs non européens, pour la localisation et le traitement de données sensibles. Un éditeur français, avec des serveurs en France, répondait directement à cette exigence.
Clément Burnel
Architecte de données, VYV Écoute & Solutions
Deux autres critères ont scellé le choix de la solution de BI :
Le coût
Le coût, sur lequel DigDash BI était bien positionné.
La génération de documents en masse
À l'époque, DigDash savait produire des reportings PDF et PowerPoint en série là où Power BI ne le permettait pas. Cette capacité était déterminante pour maintenir la relation de reporting mensuel avec des clients comme Harmonie Mutuelle et MGEN.
Du reporting manuel au pilotage d’activité
Avant DigDash, la génération d'un rapport type passait par Excel, Access et des macros, avec de nombreuses étapes manuelles. Cette procédure fastidieuse est désormais réalisée en quelques minutes seulement avec DigDash BI pour produire les reportings mensuels ; un gain de productivité réel, comme le souligne Julien Coz, data analyst, VYV Écoute & Solutions.
On est passé de plusieurs heures de manipulation à quelques minutes pour un reporting type. Le gain n'est pas que du temps : c'est aussi de la fiabilité sur des chiffres qu'on présente aux clients.
Julien Coz
Data analyst, VYV Écoute & Solutions
L'usage a dépassé le reporting client. Désormais, un tableau de bord coconstruit avec les managers suit l'activité des collaborateurs sur les plateaux téléphoniques (volume d'appels, durée). Il est devenu un outil de management à part entière.
Pour le comité de direction, une page de synthèse unique rassemble les indicateurs clés de chaque domaine stratégique, ce qui a réduit le temps de préparation et fiabilisé, là aussi, les données présentées.
Le CODIR a maintenant une seule page qui regroupe l'essentiel. Avant, l'information était éclatée et difficile à exploiter.
Clément Burnel
Architecte de données, VYV Écoute & Solutions
À l’horizon, un accès en BI self-service, et des personnalisations avancées
Un accès direct pour les clients
La fabrique de documents implique aujourd’hui des temps de génération qui s'allongent sur certains volumes. Il a ainsi été décidé de ne pas y investir lourdement à court terme. En contrepartie, la priorité vise l'ouverture d'un accès direct aux clients à des reportings pré-établis dans l'outil DigDash BI, pour réduire l'envoi de fichiers tout en conservant la double option (document exporté et consultation en ligne).
Des personnalisations avancées
L'équipe explore aussi les fonctions plus avancées de DigDash, avec du code Java pour des affichages conditionnels qui vont au-delà du paramétrage standard.
Une nouvelle direction artistique
En parallèle, une refonte de la direction artistique des tableaux de bord est en cours pour mettre en avant les indicateurs qui comptent.
La souveraineté, toujours structurante
La souveraineté, elle, reste un critère structurant. Elle avait tranché le choix de 2019. Elle pèsera de nouveau sur la future évolution du système d'information.
Pour un organisme de santé, je recommanderais de passer par un POC et de placer la souveraineté et le coût en critères clés. Sur ces sujets, DigDash tient ses promesses, et offre en plus un accompagnement à taille humaine.
Clément Burnel
Architecte de données, VYV Écoute & Solutions
Le projet de VYV Écoute & Solutions montre comment une contrainte réglementaire peut orienter durablement une architecture décisionnelle. La localisation des données a filtré les candidats avant même la comparaison fonctionnelle. Plusieurs années après le déploiement, DigDash BI couvre le reporting client et le pilotage interne, et l'équipe data continue d'en étendre le périmètre.
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À propos de VYV Écoute & Solutions
VYV Écoute & Solutions est l'opérateur d'assistance et de services du Groupe VYV. L'entreprise accompagne les adhérents, patients, résidents… des entités du Groupe VYV aux moments clés de leur vie grâce à des offre adaptées : assistance santé et prévoyance, assistance internationale, téléassistance, soutien psychologique, accompagnement social. Ses conseillers sont joignables 24h/24 et 7j/7, avec un réseau de plus de 2 500 prestataires. Basée principalement à Nantes, l'entité rassemble plus de 400 collaborateurs.
À propos de DigDash
DigDash est un éditeur français de logiciels de Business Intelligence. Ses solutions permettent aux organisations d'exploiter leurs données à travers des tableaux de bord interactifs, avec un hébergement en France et une maîtrise du patrimoine informationnel. DigDash développe ses logiciels en France et s'adresse aux organisations publiques comme privées, notamment dans les secteurs régulés où la souveraineté des données est déterminante.