Los cuadros de mando son herramientas imprescindibles para gestionar el rendimiento y facilitar la toma de decisiones en las empresas, independientemente de su tamaño o sector de actividad. Sin embargo, la creación de un cuadro de mando eficaz no se improvisa. A continuación, te presentamos 5 consejos clave para mejorar tus dashboards y hacerlos realmente útiles para los usuarios.
Definir claramente los objetivos del cuadro de mando
Para que un panel de control sea realmente útil, debe estar alineado con los objetivos comerciales de la empresa, los cuales deben estar claramente definidos desde el inicio.
De hecho, un cuadro de mando sirve para medir el progreso de la organización en relación con los objetivos que se ha fijado, por ejemplo:
- Aumentar las ventas de un producto.
- Reducir los costes de producción.
- Mejorar la tasa de conversión de un sitio de comercio electrónico…
Sin objetivos, es imposible evaluar el progreso de la empresa e identificar áreas de mejora. Esto puede conducir a una disminución del rendimiento, pero también a malas decisiones.
Además, una organización debe basarse en indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes para medir su progreso hacia sus objetivos. La clave está en seleccionar un puñado de indicadores esenciales, en lugar de integrar decenas de KPI a la vez: un error frecuente a la hora de crear un cuadro de mando.
Cuidar la jerarquía visual del cuadro de mando
Un buen cuadro de mando es un cuadro de mando estructurado: de ahí la importancia de cuidar su presentación, y en particular la jerarquía visual de los diferentes elementos que lo componen.
Este enfoque tiene como objetivo guiar al usuario desde la vista general del cuadro de mando hasta los detalles más específicos. En otras palabras, se trata de atraer la atención hacia la información esencial en un primer momento. Los datos menos importantes, por su parte, se dejan en un segundo plano.
En este ejemplo, destaca el mapa que muestra el coste de las comunicaciones por región. Es el primer elemento que los usuarios mirarán, ya que está situado en la parte superior izquierda del panel de control y ocupa un espacio importante.
Además, un mapa es una representación visual eficaz para atraer la atención, siempre que su uso sea realmente relevante. El aspecto geográfico de los datos debe ser lo suficientemente importante como para justificar su integración en un panel de control.
Por lo tanto, un panel de control bien diseñado debe ayudar al usuario a navegar entre los datos presentados, orientándolo sutilmente hacia los indicadores más importantes.
Integración de filtros para una mayor interacción
Una de las principales ventajas de un panel de control dinámico es la posibilidad de que el usuario interactúe con los datos presentados. Sin embargo, el filtrado es sin duda el tipo de interacción más común: permite consultar cierta información con un alto nivel de detalle, pero también explorar subconjuntos de datos específicos.
Tomando como referencia el anterior panel de control comercial, es posible filtrar la información según diferentes criterios: fecha, departamento, región, producto, material… Por ejemplo, el usuario tiene la posibilidad de mostrar únicamente los datos del año 2025. Las cifras presentes en la tabla se actualizan en tiempo real, al igual que el diagrama de barras y el indicador que aparecen a la derecha.
Si la vista general del panel de control es un buen comienzo, el uso de filtros permite a los usuarios profundizar en su análisis seleccionando únicamente los datos que les interesan.
Esto puede complementarse con funcionalidades de navegación interactiva como el drill down y el drill through, que transforman la simple consulta de un cuadro de mando en una verdadera experiencia de análisis interactivo.
- El drill down permite profundizar en los datos, pasando de una visión macro a un nivel de detalle más fino.
- El drill through, por su parte, ofrece la posibilidad de navegar a otro cuadro de mando para acceder a información complementaria.
Sin embargo, es importante encontrar el equilibrio adecuado:
- Por un lado, el cuadro de mando debe ofrecer un buen nivel de interacción y permitir explorar los indicadores clave de rendimiento con cierta libertad.
- Por otro lado, no debe estar sobrecargado con decenas de opciones de filtrado.
Al igual que los KPI, los filtros deben elegirse con moderación, centrándose en aquellos que aportan un valor real a la exploración de datos.
Por último, otro aspecto que no debe subestimarse es la velocidad de las interacciones. En otras palabras, los usuarios no deben esperar demasiado tiempo para que sus acciones tengan un efecto concreto en el panel de control. De lo contrario, corren el riesgo de dejar de utilizar las funciones de filtrado (o incluso de utilizar el panel de control). Por lo tanto, es esencial que los paneles de control sean rápidos y fluidos, de ahí la importancia de utilizar una herramienta de visualización de datos robusta y potente.
La elección de los colores
Como hemos visto, un buen cuadro de mando no debe abrumar a la audiencia con un exceso de información e interacciones. Pero también debe ser coherente de principio a fin para evitar cualquier confusión. El uso de los colores es un buen ejemplo de ello: de hecho, su coordinación y uso moderado son esenciales para crear un cuadro de mando perfectamente comprensible.
Por regla general, una misma color debe mantener siempre el mismo significado cuando se utiliza en varias representaciones. En el ejemplo siguiente, el gráfico «Empleados por departamento» asocia cada departamento de la empresa a un color específico.
Al cambiar de vista dentro del mismo panel de control, el usuario puede acceder al diagrama circular «Distribución de la masa salarial por departamento». Sin embargo, este último utiliza exactamente el mismo código de colores que el gráfico del ejemplo anterior: verde para finanzas, azul para ventas, azul claro para SI, etc. Esta sabia reutilización de colores asegura la coherencia global del cuadro de mando y, por lo tanto, ayuda a la audiencia a comprender más fácilmente lo que se muestra.
Si bien las asociaciones de colores pueden elegirse arbitrariamente en función del contexto, también existen códigos universales que cualquier usuario entenderá. Por ejemplo, el color rojo suele asociarse a una idea de rendimiento insuficiente en relación con un objetivo, mientras que el verde es sinónimo de éxito.
Por eso se utilizan habitualmente en muchas representaciones, como los gráficos de barras: cuando la aguja apunta a la zona verde, el usuario sabe inmediatamente que la medida se ajusta al objetivo fijado. Por el contrario, si la aguja se acerca al rojo, es urgente poner en marcha medidas correctivas.
Mejorar el cuadro de mando de forma continua
La creación de un cuadro de mando es solo el primer paso de su ciclo de vida. De hecho, la primera versión de un cuadro de mando no está grabada en mármol: está destinada a evolucionar poco a poco, teniendo en cuenta los comentarios de los usuarios.
El proceso de recopilación de comentarios permite identificar áreas de mejora, así como funciones útiles que no se habían previsto inicialmente. Solo al manipular la herramienta, los usuarios pueden darse cuenta de lo que funciona bien, lo que falta o lo que podría modificarse. De este modo, pueden surgir nuevas ideas para hacer que el panel de control sea aún más útil.
Además, puede ser interesante utilizar herramientas de análisis para estudiar cómo utilizan los usuarios el panel de control, los elementos que consultan más (y los que no consultan). Toda esta información es valiosa, ya que permite aportar valor a los usuarios ofreciéndoles paneles de control que se adapten cada vez mejor a sus necesidades.
Jerarquía visual, interacción, coordinación de colores… Estas son algunas de las claves que le permitirán crear un panel de control realmente útil para sus usuarios. Pero, para lograrlo, debe apoyarse en un software de visualización de datos potente, ágil e intuitivo que le permita generar fácilmente paneles de control o informes.
