Si la sécurité de la data est aujourd’hui une priorité pour les entreprises, la gestion des données sensibles reste une question délicate. Comment les identifier ? Quelles mesures mettre en place pour les sécuriser conformément à la réglementation ? Avec quel cadre de gouvernance des données ? Voici tout ce que vous devez savoir.
Qu’est-ce qu’une donnée sensible ?
Au sens du règlement général de protection des données (RGPD), les données sensibles se définissent comme des informations qui révèlent certaines caractéristiques propres à un individu, notamment :
- Sa prétendue origine raciale ou ethnique.
- Ses convictions religieuses ou philosophiques.
- Ses opinions politiques.
- Son appartenance syndicale.
- Sa santé.
- Son orientation sexuelle.
- Des données génétiques ou biométriques permettant de l’identifier de manière unique.
La notion de donnée sensible s’étend également à certaines informations détenues par une entreprise, qui peuvent être de différentes natures :
- Économique ou commerciale : fichiers clients, pratiques tarifaires…
- Financière : données relatives à un projet de fusion-acquisition non encore rendu public, résultats trimestriels non publiés…
- Scientifique ou technique : données relatives à la recherche et au développement…
- Juridique ou judiciaire : brevets, marques, noms de domaine, avis juridiques, contrats…
Dans tous les cas, ces données nécessitent des mesures de protection particulières, compte tenu du préjudice important que leur altération ou leur divulgation pourrait engendrer (tant pour l’entreprise que pour les individus).
Comment détecter les données sensibles ?
S’il est de la responsabilité de votre entreprise de protéger ses données sensibles, encore faut-il les identifier au sein de votre système d’information. Pour y parvenir, il convient de suivre plusieurs étapes.
Mettez en place un modèle de gouvernance des données structuré
En premier lieu, déployez un cadre de gouvernance des données structuré, en définissant des rôles stratégiques, comme le délégué à la protection des données (DPO) ou le Chief Data Officer (CDO).
Ces acteurs clés assurent le pilotage de la gestion des données et veillent au respect des exigences réglementaires, garantissant ainsi une administration fiable, sécurisée et cohérente des informations au sein de l’organisation.
Cartographiez et classez les données
Dressez un inventaire exhaustif de l’ensemble des informations détenues par votre entreprise, qu’elles soient dans un format numérique ou physique.
Cet état des lieux concerne autant les bases de données que les documents, les supports amovibles ou les applications métiers. La cartographie facilite la centralisation des informations, améliore leur traçabilité et optimise leur gestion.
Attribuez ensuite à chaque catégorie de données un niveau de sensibilité en fonction de leur nature, notamment lorsqu’elles présentent un caractère personnel ou sensible. Appuyez-vous sur une classification structurée, par exemple : « public », « confidentiel », « hautement confidentiel »… Cette démarche permet d’adapter les dispositifs de protection en fonction des enjeux associés à chaque type de donnée.
Évaluez les risques
Lorsqu’un traitement est susceptible de porter atteinte aux droits et aux libertés des personnes concernées, une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) doit obligatoirement être effectuée.
Conçu pour concevoir des traitements conformes au RGPD et respectueux de la vie privée, l’AIPD doit être réalisée en amont (c’est-à-dire avant la mise en œuvre du traitement) et actualisée tout au long de son cycle de vie. Cette mise à jour régulière est indispensable pour vérifier que le niveau de risque reste acceptable sur le long terme.
L’une des méthodes possibles pour réaliser une analyse d’impact consiste à :
- Délimiter le traitement concerné et décrire son contexte.
- Analyser les mesures qui garantissent le respect des principes fondamentaux, comme la protection des droits des personnes, mais aussi la proportionnalité et la nécessité du traitement.
- Mesurer les risques liés à la sécurité des données et leurs impacts potentiels sur la vie privée, puis vérifier qu’ils sont traités convenablement.
- Si besoin, réviser les précédentes étapes avant de formaliser et de valider l’AIPD.
Comment les entreprises doivent-elles traiter les données sensibles ?
Il est interdit de collecter et de conserver des données sensibles à caractère personnel, en dehors des quelques exceptions prévues à l’article 9 du RGPD.
Ainsi, il est notamment possible de traiter des données sensibles si la personne concernée a donné son consentement explicite : cela sous-entend une déclaration expresse de sa part (de préférence écrite), afin de lui garantir un haut niveau de contrôle sur ses données.
Par ailleurs, en vertu des critères de validité établis par le RGPD, le consentement doit être :
- Libre : le choix ne doit pas être contraint ni influencé et la personne ne doit pas subir de conséquences négatives en cas de refus.
- Spécifique : il doit correspondre à un seul traitement, pour une finalité précise.
- Éclairé : il doit être accompagné de certaines informations communiquées à la personne avant qu’elle ne donne son accord.
- Univoque : il doit être donné par une déclaration claire, ne permettant aucune ambiguïté.
À noter : lorsqu’un traitement est fondé sur le consentement de l’utilisateur, ce dernier doit avoir la possibilité de le retirer simplement et à tout moment.
Les données sensibles au sens large (comme les documents financiers ou commerciaux d’une entreprise) ne sont pas soumises aux mêmes obligations. Néanmoins, leur usage doit être strictement encadré afin de garantir leur sécurité.
Par exemple, une gestion rigoureuse des accès informatiques est essentielle pour réduire les risques de fuite ou de vol d’informations critiques. En limitant le nombre de personnes pouvant accéder à une donnée, vous réduisez l’exposition au risque en cas de faille de sécurité.
Sans oublier l’importance du chiffrement de la data, de la sensibilisation des collaborateurs à la protection des données, ou encore de la réalisation d’audits de sécurité réguliers.
Pour aller plus loin :
Comment réagir à une violation de données sensibles ?
En cas d’incident, il est primordial de réagir rapidement et de manière appropriée, tout en veillant à minimiser les conséquences pour les personnes concernées.
Les bonnes pratiques à respecter en cas de violation de données
- Notifiez la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) dans un délai de 72 heures, dès lors que la violation est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et les libertés des personnes.
- Soyez proactif : n’attendez pas que les personnes concernées détectent et signalent l’incident.
- Si le risque est élevé (hors exceptions prévues par le RGPD), informez directement les personnes concernées afin de leur permettre de prendre les mesures nécessaires pour limiter les impacts.
- Mesurez les risques que la violation de données fait peser sur les personnes concernées. La gravité et la probabilité des conséquences potentielles sur leurs droits et libertés doivent être prises en compte.
- Tenez à jour un registre interne des violations de données, consignant tous les incidents constatés (y compris ceux qui ne nécessitent pas une notification auprès de la CNIL.
Les mesures préventives à mettre en place
Au-delà de la capacité à réagir, il est essentiel d’anticiper la survenue de futurs incidents et de les repérer avant qu’il ne soit trop tard. Pour ce faire :
- Mettez en place une journalisation permettant de tracer les accès et les actions des différents utilisateurs ; analysez-les régulièrement pour détecter toute anomalie ou activité suspecte.
- Assurez-vous que le responsable de traitement soit informé dans les plus brefs délais en cas d’anomalie ou d’incident de sécurité.
- Informez l’ensemble des utilisateurs, internes comme externes, des démarches à suivre en cas d’incident de sécurité ou d’événement inhabituel affectant le système d’information. Il convient également de les sensibiliser à l’importance du signalement rapide de tout comportement suspect.
- Formalisez des procédures claires de gestion des alertes et des incidents, précisant les modalités de détection et de remontée des alertes (automatiques ou signalées par les utilisateurs), les circuits de traitement, les mesures à mettre en œuvre pour contenir l’incident selon sa nature, ainsi que les personnes à contacter.
Enjeu majeur pour les entreprises, la protection des données sensibles repose sur une politique de gouvernance forte et sur la mise en place de mesures adaptées pour identifier et sécuriser ces informations. Sans oublier l’importance des outils utilisés pour collecter et traiter la data : avec DigDash BI, faites le choix d’un logiciel de Business Intelligence hébergé en France, garantissant la souveraineté et la sécurité de vos données sensibles.
Vos données sensibles sont-elles vraiment protégées ?
FAQ
Qu'est-ce que la gouvernance des données ?
La gouvernance des données est une stratégie visant à optimiser la valeur des données d’une entreprise et leur traitement. Il s’agit d’un ensemble d’outils, de processus, de règles et de normes qui garantissent un usage efficace des informations, de leur saisie jusqu’à leur suppression, en passant par leur stockage, leur manipulation et leur accès.
Quels sont les principaux objectifs de la gouvernance des données ?
Les principaux objectifs de la gouvernance des données incluent une meilleure qualité des données, la conformité réglementaire, la sécurité des informations et l’optimisation de l’utilisation de la data. Cela permet aux entreprises de gérer efficacement leurs actifs de données tout en garantissant leur intégrité et leur accessibilité.
Comment gérer les informations sensibles ?
Pour garantir un traitement sécurisé des données sensibles, les entreprises doivent veiller à ce que leur utilisation soit strictement nécessaire et proportionnée aux finalités poursuivies. Elles doivent assurer une transparence totale vis-à-vis des personnes concernées, limiter les durées de conservation des données et mettre en place des mesures de sécurité adaptées aux risques encourus. Il leur appartient également de former les équipes impliquées et de documenter l’ensemble des actions entreprises afin de démontrer leur conformité.