¿Cómo ayuda la Business Intelligence al departamento de finanzas?

Más que nunca, el departamento de finanzas debe poder contar con herramientas adecuadas para controlar el rendimiento, generar KPI fiables y crear informes exhaustivos. Para responder a esta problemática, la integración de una herramienta de Business Intelligence se impone como una solución esencial.

La Business Intelligence: un valioso activo para el director financiero

En el día a día, la BI es una valiosa ayuda para el director administrativo y financiero para que pueda aprovechar todo el potencial de los datos de que dispone.

Aprovechamiento de los datos en tiempo real

Mientras que los volúmenes de datos a procesar por la dirección financiera son cada vez mayores, la empresa debe ser lo suficientemente ágil como para utilizar la información de que dispone con eficacia.

Aquí es donde la Business Intelligence entra en escena. Equipado con una herramienta adecuada, el director financiero puede utilizar los datos en tiempo real para establecer los KPI y mejorar el control del rendimiento. Esto se debe a que la BI permite no solo analizar los datos, sino también clasificarlos y estructurarlos de forma óptima.

Limitar el riesgo de error

Tradicionalmente, los informes financieros se crean manualmente, normalmente mediante una hoja de cálculo. Desafortunadamente, este método implica un importante riesgo de error durante la introducción de datos, especialmente cuando se trata de un gran volumen de datos.

Gracias a la BI, la generación de informes financieros puede automatizarse en gran medida, limitando en lo posible la intervención humana. Este enfoque es más fiable y también libera a los empleados de una tarea que requiere mucho tiempo.

Visualizar fácilmente los KPI financieros

Una de las funciones esenciales de cualquier solución de Business Intelligence es lavisualización de datos, que permite consultar los datos de forma integral e intuitiva. Así, gracias a los dashboards dinámicos, el director financiero puede ver los indicadores financieros actualizados en tiempo real.

«El objetivo central es tomar decisiones, activar mandos y ajustar las trayectorias integrando cada departamento (ventas, producción, cadena de suministro, RRHH, TI, marketing, etc.) con sus propios KPI. Dichos KPI están correlacionados entre sí gracias a una herramienta común, y no a través de la articulación de mil hojas de archivos de Excel cuyos límites no dejamos de mencionar regularmente.»

Cédric Fradin, consultor especializado en transformación digital, finanzas y Business Intelligence

// Más información: ¿Cómo simplifica la BI la vida diaria del director financiero?

Datos financieros consolidados y armonizados gracias a la BI

La Business Intelligence no es solo una forma de visualizar y aprovechar mejor los datos. Es también una herramienta esencial para la consolidación de los datos y el informe de actividad.

Ahorrar tiempo y mejorar la productividad

Hoy en día, las empresas se enfrentan a un doble reto:

  • Por un lado, el volumen de datos a procesar es cada vez mayor.
  • Por otra parte, los sistemas de informes son cada vez más complejos.

En este contexto, las limitaciones de los métodos manuales son cada vez más evidentes y las organizaciones necesitan, más que nunca, un software unificado de consolidación y elaboración de informes. Con la Business Intelligence, estas tediosas tareas se vuelven mucho más fluidas, permitiendo a la organización mejorar su productividad y agilidad.

Obtener una visión global de los datos financieros

Unificar los datos significa también tener acceso a una visión de conjunto de la información que posee la empresa. Gracias a la BI, los distintos departamentos pueden adoptar un lenguaje común, lo que les permite intercambiar y compartir datos. Esto les permite tomar decisiones más informadas, basadas en datos rigurosos y exhaustivos.

«Cabe señalar que a cada departamento se le habrá pedido de antemano que defina la hoja de ruta global, la visión estratégica, apoyándose para ello en una solución Corporate Performance Management (CPM o EPM) para organizar el proceso presupuestario. Las soluciones de Data Visualisation, en el sentido de dashboarding, vienen a complementar con una lógica de regularidad en el control del rendimiento.»

Cédric Fradin

// Más información: Cómo la Business Intelligence consolida y aporta fiabilidad a los datos

La BI al servicio del control de la gestión

Aunque el papel del controlador de gestión está cambiando, este importante rol debe aprovechar la Business Intelligence para modernizar y optimizar sus procesos.

Mejorar la fiabilidad de los datos

Los datos constituyen el núcleo de la labor del controlador de gestión, que pasa una cantidad importante de tiempo recopilando, extrayendo y analizando datos. Por lo tanto, debe poder contar con información perfectamente fiable.

Con su política de Data Governance, el software de Business Intelligence permite una mejor gestión de la infraestructura de la base de datos y de la calidad de los datos, para garantizar así la pertinencia de los análisis de control de gestión.

Aprovechar los datos externos

Los datos internos de la organización son de suma importancia para el control de la gestión, que debe constantemente controlar el rendimiento de la empresa mediante el seguimiento de sus indicadores clave. Sin embargo, cada vez se utilizan más datos de fuentes externas para mejorar el análisis.

La Business Intelligence permite enriquecer los datos existentes explotando múltiples fuentes externas, ya sea información sobre la competencia o datos logísticos.

«La Business Intelligence permite afinar todos los datos procedentes de diferentes fuentes para formar una base común para toda la empresa (data warehouse). La fase llamada Master Data Management (MDM) es crucial y no debe desatenderse en ningún momento. Esta es la etapa preliminar, la base misma de un buen proyecto de toma de decisiones. Todo esto con el objetivo de proporcionar a los responsables de la toma de decisiones información esencial para una toma de decisiones informada». 

Cédric Fradin

Apoyo a la toma de decisiones

El papel del controlador de gestión ha cambiado considerablemente en los últimos años. Tradicionalmente, la principal tarea del controlador era supervisar las actividades de los distintos departamentos de la empresa para evitar las desviaciones presupuestarias.

Sin embargo, poco a poco se ha ido convirtiendo en un verdadero socio para los responsables de la toma de decisiones. Como fuente de propuestas, debe apoyar a los directivos en su toma de decisiones, al tiempo que mide los riesgos. Por lo tanto, la BI es una herramienta indispensable para cumplir esta misión.

// Más información: ¿Cómo está cambiando la Business Intelligence el control de la gestión?

La BI para modernizar los sistemas de información financiera

Actualmente, muchas empresas tienen que lidiar con sistemas de información financiera anticuados. Esto tiene un impacto especialmente negativo en la generación de informes financieros. Para modernizar el departamento de finanzas, la Business Intelligence se impone como una herramienta esencial.

Automatizar los KPI financieros

Como ya hemos señalado, los métodos manuales son sinónimo de pérdida de tiempo y productividad, y esto también se aplica a la generación de los informes financieros que puede automatizarse en gran medida con la BI.

El tiempo de trabajo de los empleados es un recurso valioso. Con la automatización de los KPI financieros, este tiempo puede dedicarse a tareas de alto valor añadido, como el análisis en profundidad de los datos.

Centralizar los sistemas de información

Debido a las múltiples fuentes de datos, tanto internas como externas, las empresas se enfrentan a menudo a sistemas confrontados. Se trata de una situación difícil de gestionar, que puede dar lugar a errores en el tratamiento e interpretación de los datos.

Con la Business Intelligence, es posible centralizar todos los sistemas de información para obtener datos más aprovechables. Además, la información esencial puede agruparse en un único informe, facilitando el seguimiento de los proyectos de inversión o incluso la generación del presupuesto.

Mejorar la transmisión de la información

El informe financiero no es solo una cuestión del departamento de finanzas, es un proceso que implica a todos los departamentos de la empresa. La BI y data visualisation pueden utilizarse para mejorar la comunicación entre las distintas partes implicadas. Además, ayudan a armonizar las normas y los requisitos de los KPI financieros y dashboards.

// Más información: La Business Intelligence para modernizar los SI financieros

Programas de BI: la solución imprescindible para el departamento de finanzas

Hoy, la Business Intelligence se impone como una herramienta esencial para el departamento de finanzas. Al facilitar la consolidación, la visualización y el análisis de los datos, es una herramienta esencial para las tareas del director administrativo y financiero, pero también para el controlador de gestión.

Pero más allá de las finanzas en sentido estricto, la BI beneficia a todos los miembros de la empresa. Permite a cualquier persona diseñar dashboards, indicadores e informes que se adapten perfectamente a sus necesidades.

«DigDash es sin duda una solución completa para los departamentos de finanzas en su misión de acompañamiento a la gestión del rendimiento. Si hablamos cada vez más de Business Partner o Performance Manager, es porque los departamentos de finanzas tienen un papel cada vez más central en la «ayuda» a la toma de decisiones, lo que implica confiar en soluciones tan robustas como ágiles, como DigDash.»

Cédric Fradin